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山東省電子文件歸檔管理暫行辦法

文章出處: 人氣:發表時間:2019-03-06 15:50:20
山東省電子文件歸檔管理暫行辦法 第一章 總則 第一條 為規范我省電子文件歸檔與管理工作,保障電子文件的真實性、有效性、安全性,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》、《山東省檔案條例》以及國家關于電子文件管理的有關規定、標準,結合我省實際情況,制定本辦法。 第二條 本辦法規定了各單位在公務活動中產生的,具有保存價值的電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔、保管、利用的原則、方法和要求。我省各機關、團體、企業、事業單位和其他社會組織(下稱各單位)都應根據本辦法,做好電子文件歸檔管理工作。 第三條 本辦法所稱電子文件是指在數字設備及環境中生成,以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數字設備閱讀、處理,并可在通信網絡上傳送的文件。 本辦法所稱的電子公文是電子文件的一種,專指各單位通過統一配置的電子公文處理系統形成的具有規范格式的公文的電子數據。 第四條 各級檔案行政管理部門負責對本行政區域內電子文件歸檔管理工作實行規劃、協調和監督、指導。加強與有關部門協作,建立健全與各單位的指導和聯系制度,及時協商解決電子文件歸檔管理中出現的問題。 第五條 電子文件歸檔管理工作應遵循以下原則: (一)集中統一管理原則。各單位形成處理的各類電子文件均應由本單位文書處理部門統一收集管理;應歸檔保存的各種電子文件,經規范整理后,移交本單位檔案部門集中管理。 (二)全程管理原則。各單位應建立健全各項工作制度和工作程序,結合各種技術措施的應用,從電子文件產生開始,直到被永久保存或銷毀,不間斷地對有關處理操作進行管理登記,實施全程控制和管理。計算機系統運行和信息處理等過程中形成或涉及的有關電子文件處理的參數、管理數據等應同電子文件一同歸檔保存。 (三)前端控制原則。在電子文件管理系統的設計階段就要充分考慮電子文件生命周期各個階段的管理要求,在電子文件形成處理階段考慮電子文件歸檔管理和長期保管的要求。 (四)真實性保障原則。采取措施確保電子文件的內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移后依然保持不變,與形成時的原始狀態一致。 (五)電子、紙質文件并存原則。電子公文形成單位應將具有保存價值的電子公文輸出制成紙質公文與電子公文一同歸檔保存,并準確標識它們之間的聯系。 第二章 電子文件歸檔管理體系 第六條 各單位應把電子文件納入本單位文件管理體系,把電子文件的歸檔管理工作納入本單位信息化建設工作體系,納入本單位辦公自動化系統,并建立健全各項管理制度,逐步建立起科學的電子文件管理系統。 第七條 各單位辦公自動化系統或電子文件管理系統應符合國家有關文件處理管理規定,并設置如下功能,保證電子文件真實性、完整性、有效性: (一)設置相關功能,滿足電子文件歸檔與管理需要。 (二)設計完整的責任體系,確保電子文件從生成、處理到歸檔管理每個環節都有保障其真實性、完整性的責任人。 (三)采用相應技術,確保電子文件真實性、完整性。 對電子化的印章、數字簽章等采取防止非法使用的措施。 對具有憑證作用的電子文件逐頁加注可靠的防錯漏和防調換的標記。 對電子文件的操作者進行嚴格的身份識別與權限控制,并采取嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。 對在網絡系統中處于流轉狀態,暫時無法確定其保管責任的電子文件,應采取捕獲措施,集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中,以防散失。 (四)設置符合安全要求的操作日志,實時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。 (五)采取相應技術措施采集電子文件的背景信息和元數據,登記文件起草者、修改者、審核者、簽發者等處理過程中相互銜接的各類責任者,打字者、發文者、收文者、存儲管理者等各類操作者,批示、簽名、印章、代碼等責任憑證信息,以及電子文件傳遞、交接過程中的其他標識,建立完整的電子文件元數據庫。 (六)設置數據備份和數據導出功能。 (七)設置足夠容量、安全的外部存儲器,隨時存放處理完畢應歸檔保存的電子文件。 (八)具有針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取的與系統安全和保密等級要求相符的防范對策。 第八條 各單位辦公自動化系統中的或單獨的電子文件歸檔管理系統應通過省檔案局組織的專業驗收。 第九條 各單位應建立電子文件形成、收集、積累、整理歸檔的崗位責任體系,保證電子文件從形成、收集、積累到歸檔管理,都有專人負責。 (一)電子文件的形成制作質量由文件的起草者、審核者、簽發者、繕印者負責。 (二)單位文書處理部門、各業務部門或項目組應指定專人負責本部門、本項目形成的電子文件的收集、積累和整理歸檔工作。 (三)單位檔案部門應參與和指導本單位電子文件的形成、處理、收集和歸檔等各工作環節。 第三章 電子文件收集與積累 第十條 各單位應根據國家有關規定制定本單位的電子文件歸檔范圍。凡是反映本單位工作活動,具有查考利用價值的電子文件都應收集歸檔。具體包括如下幾種類型: (一)文本文件:用文字處理技術形成的文字文件、表格文件。類別代碼為T. (二)數據文件:用計算機軟硬件系統進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參數等。類別代碼為D. (三)計算機程序文件:計算機使用的或在某一軟件平臺上自行開發設計的系統軟件、支持軟件和應用軟件的源程序及其開發、編譯工具。類別代碼為P. (四)圖形文件:采用計算機輔助設計或繪圖獲得到的靜態圖形文件。類別代碼為G. (五)圖像文件:采用掃描儀、數碼相機等設備生成的靜態圖像文件。類別代碼為I. (六)影像文件:通過計算機影像處理技術形成的記錄影像的文件。類別代碼為V. (七)聲音文件:通過計算機聲音處理技術形成的記錄聲音的文件。類別代碼為A. (八)超媒體鏈結文件:用計算機超媒體鏈結技術制作的文件。類別代碼為O. 第十一條 各單位檔案人員應加強對電子文件收集積累工作的監督和指導,保證應歸檔電子文件的齊全、準確、完整、有效。 (一)電子文件正本(稿本代碼F)及其背景信息、元數據應一同收集。電子公文形成單位應同時收集其定稿(稿本代碼M),其他電子文件可以根據需要確定是否收集其定稿及歷次修改稿。電子文件正本應收集兩套。 (二)當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時,應當采取嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時應當隨時對電子文件進行備份,存儲在脫機保存的載體上。 公務處理過程形成電子文件同時又形成紙質等其他形式文件,應同時收集其相應的其他形式文件一同歸檔,并保證它們在內容及相關說明、描述上完全一致。 具有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件應制成紙質文件或縮微品等,同步收集。 (三)單位形成的同一類型的電子文件格式應統一。文本文件推薦采用XML格式,現階段可以收集PDF、RTF、TXT格式文檔;圖像文件推薦采用TIFF或JPEG格式;視頻或多媒體文件推薦采用MPEG或AVI格式;聲音文件推薦采用MP3或WAV格式。各專業電子文件的通用格式,由省檔案局會同有關專業主管部門確定。 通用格式的電子文件,各單位應收集一套形成或支持該格式電子文件的通用軟件及其相關參數手冊、說明資料等。特殊的無法轉換為通用格式的電子文件,應同時收集其特殊的軟硬件環境、壓縮算法和其他相關數據。 (四)對只有電子簽章的電子文件,收集時應附加具有法律效力的非電子簽章,以保證電子文件的憑證作用。對使用可靠電子簽名的數據電文,不需要再度簽名確認。 (五)收集起來的電子文件應設置為只讀狀態,并存儲在特定的載體上,脫機保存。順序登記《電子文件登記表》(項目及格式參見GB/T18894-2002),與電子文件一同保存。《電子文件登記表》可以由計算機系統生成,但歸檔時應輸出一份紙質登記表。 (六)電子文件在形成、接收時就要制作備份。在文件流轉的每一個環節,只要發生過信息變化的,都應制作備份。對已經辦理完畢的電子文件,無論有沒有歸檔,都要定期制作備份。 第四章 電子文件整理歸檔 第十二條 電子文件歸檔可以采取物理歸檔或邏輯歸檔兩種方式。實現辦公自動化的單位,應采用邏輯歸檔與物理歸檔相結合的方式,在文件辦理完畢后,即時進行邏輯歸檔;根據單位的歸檔制度,定期將已邏輯歸檔的電子文件下載到脫機保管的載體上,向檔案部門進行物理歸檔。 第十三條 電子文件歸檔前應當進行歸檔鑒定,對電子文件的真實性、完整性、有效性進行檢驗和審核,確定密級和保管期限。 (一)與紙質文件核對內容、簽章,審核電子文件收發登記表、操作日志及相關的著錄項目等,確認電子文件及相關的信息和軟件無缺損且未被非正常改動,電子文件與相應的紙質文件內容及其表現形式一致,處理過程無差錯。 (二)按照國家關于文件材料歸檔的有關規定判定電子文件是否應該歸檔。 (三)依據國家關于檔案保管期限的有關規定判定應歸檔電子文件的保管期限,該電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。 (四)依據國家關于文件材料保密規定準確劃定電子文件的密級。 (五)對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測,檢測各電子文件所依賴的硬件環境的有效性、軟件環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。 (六)填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(格式見GB/T18894-2002)有關內容。 第十四條 歸檔電子文件應區分全宗,以件為單位進行整理。CAD電子文件整理按照《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)規定,分項目進行整理。其他類型的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)規定,在全宗內區分年度、保管期限、機構(問題),或只區分年度、保管期限,按電子文件類別相對集中,脫機存儲在一次寫光盤、硬盤、磁帶等載體上,并達到如下要求: (一)歸檔電子文件應逐件進行著錄(著錄項目參照DA/T18-1999《檔案著錄規則》),并按照保證電子文件真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和責任者、操作者、背景信息、元數據等其他標識,形成歸檔電子文件機讀目錄和紙質目錄。目錄中的記錄要與歸檔電子文件實現一對一的固定鏈接。 (二)歸檔電子文件載體應按《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)規定的信息結構組織數據,每個存儲載體根目錄下應設置說明文件、著錄文件和電子文件子目錄、其他文件子目錄等。 (三)特殊格式的電子文件應在同一載體中存有相應的查看軟件。 (四)解密已加密的電子文件。必須加密歸檔的電子文件應將其解密軟件和說明文件單獨存放。 (五)歸檔電子文件載體應一式3套,一套封存保管(A),一套供查閱使用(B),一套寄存到同級國家綜合檔案館(C)。 (六)存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽,標簽上注明全宗號、目錄號、載體序號、套別、密級、保管期限、盤內文件起止時間、立檔單位名稱、盤內存儲電子文件的主要內容等。 (七)以存儲載體為單位制作紙質的《歸檔電子文件登記表》首頁(項目及格式見GB/T18894-2002),以件為單位著錄形成紙質《歸檔電子文件登記表》續頁(項目及格式見GB/T18894-2002)。 第十五條 單位檔案部門在接收歸檔電子文件時,應當對電子文件及其載體、技術環境進行檢驗,檢驗載體有無劃痕,是否清潔;有無病毒;核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續是否完備;核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全;對特殊格式的電子文件,應當核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。不符合歸檔要求的發回歸檔部門進行改正。符合歸檔要求的,履行交接手續,完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(項目及格式見GB/T18894-2002)一式兩份,交接雙方各執一份。 第五章 歸檔電子文件保管利用 第十六條 各單位應根據本單位電子文件管理需要,為檔案部門配備光盤刻錄機、磁帶機、掃描儀和高性能的計算機或單獨的服務器等設備,滿足電子文件歸檔整理、存儲加工、保管利用的要求。 單位檔案部門均應配備專用的電子文件柜,有條件的單位應建造標準的電子文件庫房,集中存放保管歸檔電子文件。 第十七條 各單位檔案部門應采取措施,確保歸檔電子文件安全保管。除符合紙質檔案的要求外,還應當符合下列條件: (一)存儲載體應作防寫處理。 (二)操作時應避免擦、劃、觸摸存儲載體的記錄涂層。 (三)單片載體應當裝盒,豎立存放,避免擠壓。 (四)環境溫度保持在 17℃- 20℃之間,相對濕度保持在35%-45%之間。 (五)存放時應遠離強磁場、強熱源,并與有害氣體隔離。 處在收集積累階段的電子文件的保管,也應參照上述要求進行。 第十八條 各單位檔案部門應采取措施,保障歸檔電子文件的有效性。 (一)每年均應對歸檔電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應當確認庫存歸檔電子文件載體與新設備的兼容性。如不兼容,應進行遷移,并填寫《歸檔電子文件遷移登記表》(項目、格式見GB/T18894-2002)。原載體應繼續保存4年。 (二)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%,如發現問題應及時恢復、轉存。 (三)對磁性載體上的歸檔電子文件,應當每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。 第十九條各單位應建立健全電子文件查閱利用制度,按照國家有關保密規定,采用專門的技術和措施,確保歸檔電子文件的安全有效使用。 未經審批同意,任何單位或者個人不允許復制電子文件。 利用時應使用拷貝件,歸檔電子文件的封存載體不得提供利用。 實現辦公自動化的單位,可以通過計算機網絡進行網上利用。具有保密要求的歸檔電子文件上網時應符合國家或部門有關保密的規定,要有穩妥的安全保密措施,保證利用者遵守保密規定,在權限規定范圍之內安全使用。 第二十條各單位應成立檔案鑒定工作小組,按照國家有關檔案鑒定的規定,及時對已到期的歸檔電子文件進行價值鑒定。經鑒定確無保存價值的電子文件,應按規定程序,由本單位主要負責人簽字后,報經檔案行政管理部門審批同意,方可銷毀。屬于保密范圍的電子文件被銷毀時,應連同其存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。 第二十一條各單位應及時對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀等情況進行統計分析,針對發現的問題,提出改進措施,不斷完善電子文件管理工作。 第六章 電子文件送交、寄存、進館 第二十二條 各級黨政機關應根據規定,將現行的已公開的電子公文通過移交載體或者網上傳輸等方式及時報送同級國家綜合檔案館。 第二十三條 各單位應于每年6月底以前根據要求,將整理好的上一年度歸檔電子文件送同級國家綜合檔案館寄存一套。 第二十四條 各單位應按照國家關于檔案進館有關規定,將歸檔電子文件與其他類型檔案一同移交進館。如果單位不具備歸檔電子文件基本保管條件,可以申請提前進館。具體辦法由各地根據當地實際確定。 第二十五條 各級國家綜合檔案館應建立標準的電子檔案庫房,配備相應的保管設施,健全各項工作制度,強化管理與維護,確保館藏電子文件的安全、有效。 第七章 附則 第二十六條 本辦法由山東省檔案局負責解釋。 第二十七條 本辦法自發布之日起施行。
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