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濟南企業檔案管理人員如何做好檔案收集工作?

文章出處: 人氣:發表時間:2018-05-23 10:22:32
  檔案收集,是檔案工作中至關重要的一環,是檔案工作的起點。但在日常工作中,因為其他職能部門人員檔案意識不強,對檔案工作理解不到位,導致分不清哪些文件該歸檔,該歸檔文件未及時歸檔,造成企業重要文件材料丟失,失去原有的憑證價值。作為檔案管理人員,我們可以通過以下方法,使檔案收集更加全面、及時、完整。濟南檔案整理
 
  企業管理制度的約束
 
  1.與企業各職能部門溝通,確定歸檔文件材料的來源和內容。制定《企業檔案歸檔范圍表》,明確羅列應歸檔的文件材料。要對《企業檔案歸檔范圍表》適時進行補充、調整,不斷完善,盡可能做到詳細完整。
 
  2.建立企業檔案管理制度,對各類檔案收集時間、應歸檔時間進行劃定,對歸檔文件材料的質量提出要求,以確保各部門能按照制度約定時間自主移交符合歸檔要求檔案至檔案管理部門。
 
  3.可以把檔案收集、移交的及時性、完整性,納入公司獎懲制度或各部門績效考核方案中。通過考核,促使各部門人員主動移交應歸檔文件至檔案管理部門。
 
  4.參與文件形成部門相關工作流程制度的評審,把“移交文件材料歸檔”,作為業務結點,納入各部門相關工作流程。
 
  檔案管理員的積極主動性
 
  1.明確規定歸檔日期的文檔,積極主動催要。可以在歸檔日期前,主動發郵件給相關部門,提醒其按照檔案管理制度規定時間,進行移交歸檔;未明確歸檔日期的文檔,在文件形成之后,應立馬催要,提醒對方移交歸檔。
 
  2.移交月過后,可對本年度各部門移交情況(比如移交的及時性、完整性、移交數量)進行郵件通報,提出改進和不妥之處,以敦促各部門配合下一年度移交歸檔。
 
  3.通過總結檔案主要借閱用戶的利用動向、特點和規律,有重點、有計劃的開展檔案收集工作,整理過程中發現缺失情況,要有針對有重點的與相關部門溝通,進行補充收集。
 
  可以在企業范圍內定期開展檔案月活動或兼職檔案員培訓活動,以增強其他各部門兼職檔案人員或文檔管理人員對檔案的了解和重視哦!
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