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機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定 8號令解讀

文章出處: 人氣:發表時間:2019-07-22 14:36:40
機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定
8號令解讀
第一條 為便于各級黨政機關和人民團體(以下統稱機關)正確界定文件材料歸檔范圍,準確劃分檔案保管期限,使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況,維護其歷史面貌,又便于保管和利用,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》,制定本規定。
  《規定》的制作目的和依據是什么?
制定《規定》的目的是“便于各級黨政機關和人民團體(以下統稱機關)正確界定文件材料歸檔范圍,準確劃分檔案保管期,使所有保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況,維護其歷史面貌,又便于保管和利用”。
制定《規定》的主要依據是《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施辦法》和有關法規。《檔案法》第十一條規定:“對國家規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交。集中管理,任何個人不得據為己有。國家規定不得歸檔的材料。禁止擅自歸檔”。《檔案法》第十五條規定:“鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法,由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案”。《檔案法實施辦法》第十二條規定:“按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規定,應當立卷歸檔的材料由本單位的文書或業務機構收集齊全,并進行整理、立卷,定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理;任何人不得據為己有或者拒絕歸檔。”《機關檔案工作條例》第十六條規定:“機關檔案部門應根據國家的有關規定,編制本機關或者本專業系統的《檔案材料保管期限表》”。這些法規文件都是制定《規定》的法律法規依據。
《規定》的實施范圍包括哪些單位?
從《規定》的第一條可以看出,《規定》的實施范圍是各級黨政機關和人民團體(統稱機關)。《規定》第十四條指出:“本規定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統、民主黨派、企業事業單位可參照執行”。
《規定》的實施范圍包括執行范圍和參照執行范圍。《規定》中的“機關”包括各級黨政機關和人民團體,各級人大、政協、法院、檢察院等,這些機關都屬于《規定》的執行范圍。屬于《規定》執行范圍的機關必須按照《規定》的要求,在同級檔案行政管理部門的監督指導下,編制本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表。軍隊系統、民主黨派、企業事業單位屬于參照執行單位,參照執行的單位要在同級檔案行政管理部門的幫助指導下,開展本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作。需要明確的是,具有行政管理職能的事業單位屬《規定》的執行范圍。這些單位必須依照《規定》,編制本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,并報同級檔案行政管理部門審查同意后執行。
第二條 本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
如何理解“機關文件材料”的含義?
“文件材料”一詞在檔案工作中被廣泛使用,例如,《機關檔案工作條例》第十二條,機關檔案部門接收的檔案,要符合“應歸檔的文件材料齊全、完整”,“歸檔的文件材料,保持它們之間的歷史聯系”;《檔案法實施辦法》第十二條,“按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規定,應當立卷歸檔的材料由本單位的文書或業務機構收集齊全,并進行整理、立卷,定期交本單位檔案機構或者工作人員集中管理。”
    這次《規定》第二條明確了“機關文件材料”是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄,對“機關文件材料”的內涵作出了明確的界定。從門類上分“機關文件材料”可分為文書、人事、基建、會計等文件材料;從載體上分,可分為紙質、磁性、電子等載體文件材料。《規定》界定“機關文件材料”的內涵,就是要使《規定》適用于機關各種門類或載體的文件材料的歸檔工作,而不是僅僅針對機關文書材料的歸檔工作。《規定》雖沒有其他門類文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表,但根據《規定》第九條,“機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,按國家有關規定執行”。
第三條 機關文件材料歸檔范圍是:
(一)反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料;
(二)機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料;
(三)本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料;下級機關報送的重要文件材料;
(四)其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。
機關文件材料歸檔范圍包括哪些內容?
根據《規定》第三條,機關文件材料歸檔范圍包括四個方面,這四款原則規定,既是機關判斷文件材料是否歸檔的價值標準,同時又賦予了機關在編制本機關文件材料歸檔范圍的自主性和靈活性,便于各機關從實際工作出發,根據本機關具體職能活動,合理開展機關文件材料歸檔范圍的編制工作。
《規定》對機關文件材料歸檔范圍只是作上述四款原則上區分,原因在于機關文件材料涵蓋了機關在其工作活動中形成的所有文件材料,不僅包括文書材料而且包括非文書材料,如科技文件材料、人事文件材料等;不僅包括了紙質文件材料,而且也包括非紙質文件材料,如磁性載體文件、電子文件等。文件材料的內容及其載體差異性較大,內容也較龐雜,如果在《規定》中詳細概括或全部指明機關文件材料的歸檔范圍既不科學、也不實際,在技術處理上也存在操作的困難。因此,國家檔案行政管理部門只對機關各類文件材料的歸檔作宏觀、指導性規定。本著“先易后難,分開處理”的原則,《規定》對機關文件材料的歸檔范圍有具體要求,對非文件和非紙質載體文件材料歸檔范圍也提出了要求,即“機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔保管期限,按國家有關規定執行”。
第四條 機關文件材料不歸檔范圍是:
(一)上級機關的文件材料中,普發性不需本機關辦理的文件材料,任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等;
(二)本機關文件材料中的重份文件,無查考利用價值的事務性、臨時性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿,無特殊保存價值的信封,不需辦理的一般性人民來信、電話記錄,機關內部互相抄送的文件材料,本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料,有關工作參考的文件材料;
(三)同級機關的文件材料中,不需貫徹執行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料;
(四)下級機關的文件材料中,供參閱的簡報、情況反映,抄報或越級抄報的文件材料。
機關文件材料不歸檔范圍包括哪些內容?
機關文件材料不歸檔范圍包括上述四個方面,  這里需要注意把握的問題是:“一般性文件的歷次修改稿”  如果有黨和國家領導人重要修改意見和批示、指示的稿本應屬機關文件材料歸檔范圍。機關文件的最后定稿,即使沒有機關領導人的簽批、審改意見,原則上亦應納入機關文件材料歸檔范圍,與正本文件、文件處理單一并歸檔。
第五條 凡屬機關歸檔范圍的文件材料,必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交,實行集中統一管理,任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
屬于機關歸檔范圍的文件材料為何要實行集中統一管理?
《規定》第五條,規定了機關歸檔文件材料的流向、管理主體、機關檔案部門處理歸檔文件材料的職責。這是對《檔案法》第十條“對國家規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交,集中管理,任何個個不得據為己有”的具體化。
    各機關應歸檔的文件材料,要實行統一管理.集中統一管理可以分為兩個方面,一是對本單位檔案實體實行集中保管,統一整理、編目,提供利用;另一方面對本單位的全部檔案信息(目錄、數據等)按統一的管理制度進行集中管理。《檔案法實施辦法》第二十七條規定,將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據為已有,拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的,同級檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的,對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分。上述措施主要是確保機關文件材料歸檔齊全完整。
    第六條 機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
保管期限的標注問題:文件袋上標:永久、30、10;文件盒上標:永久、30年、10年。
永久保管的文書檔案要按有關規定向國家檔案館移交,以確保有永久保存價值的檔案得到有效保管和保護,為國家積累歷史財富和文化財富。定期保管的文書檔案主要由機關自己留存,備機關日常工作查考利用,保管期滿后經機關鑒定,或銷毀或延長保管期限。
定期分為30年、10年,是指一般條件、一般情況下的基本劃分方法。機關可以根據本機關實際工作需要再增設期限檔次或調整現有期限。定期保管的文書檔案必須實行標時劃分,不能直接注明或寫上“定期”,主要是便于對機關達到保管期限檔案的鑒定銷毀工作。明確的標時劃分克服了以往對檔案保管期限較為模糊的劃分方法,避免了以往短期保管檔案(15年以下),一般要等到了15年以后才對其開展鑒定銷毀工作,長期保管檔案(16年-50年),一般要等到50年以后才對其開展鑒定銷毀工作的問題。
我國對文書檔案的保管期限采用標時制尚處于初級起步階段,與歐美一些國家相比,標時劃分還顯得較為粗略,這主要是顧及我國檔案工作的傳統管理方式和整理方法,但標時制代表了檔案保管期限劃分的改革方向。
第七條 永久保管的文書檔案主要包括:確定原則是以我為主、以人為本
  (一)本機關制定的法規政策性文件材料;
  (二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料;
  (三)本機關職能活動中形成的重要業務文件材料;
  (四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示,重要的報告、總結、綜合統計報表等;
  (五)本機關機構演變、人事任免等文件材料;
  (六)本機關房屋買賣、土地征用,重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料;
  (七)上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料;
  (八)同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
本機關制定的法規政策性文件材料,例如國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》,這份文件屬部門行政規章,具有法律效力,國家檔案局不僅要將其納入歸檔范圍,而且在保管期限的劃分上要列為永久保管。本機關召開重要會議形成的主要文件材料,例如國家檔案局每年召開一次的全國檔案局長館長會議的主要文件材料,包括請示、主管領導批示、通知、名單、日程、會議主報告等文件材料要永久保管,其他文件材料定期保管。本機關重要的報告、總結,比如國家檔案局就檔案移交工作給中辦領導的請示,國家檔案局每年的工作總結等,這類報告、批示和總結都是國家檔案局重要的文件材料,應永久保管。總之,把握機關文件材料重要性和一般性,是否永久保管,要從機關職能活動的規模大小、規格層次、影響力、產生的文件材料是否具備法規政策性等諸多因素來考慮。
 第八條 定期保管的文書檔案主要包括:
(一)本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料;
(二)本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料;
(三)本機關人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本機關一般性事務管理文件材料;
(五)本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示,一般性工作報告、總結、統計報表等;
(六)上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料;
(七)上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料;
(八)同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料;
(九)下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。
把握文件材料的“一般性”,要看文件材料涉及的 問題是不是常規性、技術性等方面的問題。比如某省檔案局請示國家檔案局,按件整理的檔案裝盒后,是否要編制盒號,這類問題是技術性問題,相關的文件材料就屬于“一般性”。又如,機關年度以下統計報表,也屬“一般性”材料。
  第九條 機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,按國家有關規定執行。
《規定》對機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限怎樣要求的?
  我國現有各種專門檔案管理辦法、規定近30種,有的辦法或規定涉及到了文件材料歸檔范圍,有的涉及到發檔案保管期限,有的兩者兼而有之。比如涉及到人事檔案管理的規范性文件有:《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》,前兩個文件包含了人事文件材料應歸檔內容,但未涉及人事檔案的保管期限。又如《會計檔案管理辦法》,既有會計文件材料的歸檔范圍和會計檔案的標時保管期限,是一份有關會計文件材料歸檔范圍和會計檔案保管期限的規范性文件,具有較強的指導性和操作性。又如《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》等規范性文件,都標明了專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,具有較強的針對性和實用性。2002年市檔案局編制的《檔案工作文件匯編》下冊,專門輯錄了人事、基建、會計等專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限的相關規定。
  按照《規定》第九條的要求,機關專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,國家已有規定的,按現有規定執行;國家沒有規定的,由國家檔案行政管理部門會同專業主管部門制定后執和行;在其他門類文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限規定未出臺以前,應參考已有的文書及專門檔案的規定。
第十條 機關對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。機關應歸檔紙質文件材料中,有文件發文稿紙、文件處理單的,應與文件正本、定稿一并歸檔。
本條對電子文件歸檔時的組成要件提出了特殊要求,以確保電子檔案的長期有效性、可讀性。元數據是指描述電子文件數據屬性的數據,包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境;背景信息是指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。
市局要求電子文件歸檔有啥歸啥,不要求電子文件與紙質文件一一對應。把微機中現有的電子文件與歸檔的紙質文件對應的放在文件夾里,與紙質文件的檔號對應上,用重命名修改為檔號即全宗號—年度—期限—件號。永久、長期、短期三個文件夾。
  《規定》第十條提出,“機關應歸檔紙質文件材料中,有文件發文稿紙、文件處理單的,應與文件正本、定稿一并歸檔”,這里明確了紙質文件材料歸檔的組成要件。在機關文書處理過程中,辦理各種文件,常有文件處理單或發文稿紙,包含有擬辦、批辦承辦、審核、簽發等多種不同內容,體現了文件形成的過程和來龍去脈。機關歸檔時,應將文件處理單、發文稿紙與正本文件一并歸檔。
  第十一條 機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔,其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。
《規定》對兩個以上機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料的歸檔有何要求?
第十一條,明確了機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料由誰歸檔、應該歸檔哪些文件材料的問題。
  主辦機關和其他機關雖然歸檔內容相同,但在檔案的保管期限劃分上是不同的,主辦機關對檔案保管期限的劃分高于其他機關,這點體現在附件《文書檔案保管期表》中,有利于避免內容相同的檔案重復進館問題。
  第十二條 各機關應根據本規定,結合本機關職能和各部門工作實際,編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,經同級檔案行政管理部門審查同意后執行。
  有垂直領導關系的中央、國家機關應依據本規定,結合本系統工作實際,編制本系統的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,并經國家檔案局審查同意后執行。
本條明確了各機關編制的本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表應履行怎樣的審批程序?
這次各機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作與以往不同,以往制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經本機關領導批準后即可執行,只報同級檔案行政管理部門備案,現在是由“審批制”代替“備案制”。《規定》施行后,各機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表要經過檔案行政管理部門審查同意后才能執行。
第十三條 在編制本機關或本系統文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時,應全面分析和鑒別本機關或本系統文件材料的現實作用和歷史作用,準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。
確定檔案保管期限的主要環節在于歸檔文件的價值鑒定或價值分析。目前,各級機關確定文書檔案保管期限應依據國家檔案局8號令。然而,再詳細的保管期限表也不能窮盡所有檔案文件材料,因此,確定某份文件保管期限必須對文件材料進行價值分析。
第一是分析歸檔文件的責任者
  文件材料保管期限的劃分應“以我為主”,即“我”形成的歸檔文件的保管期限相對較長。這里的“我”,一是指本機關,包括本機關各部門、直屬機關等;二是指本系統,指本機關同一系統或同一系統的上級機關,尤其指具有垂直領導關系的機關。三是指與本機關密切相關的機關。
  1.分析歸檔文件是本機關責任者還是外機關責任者。外機關形成的非本機關主管業務的文件材料不歸檔;外機關形成的屬本機關主管業務的文件材料,應在本機關歸檔,但保管期限短。在相同內容、相同文種的情況下,本機關責任者形成的本專業文件材料比外機關責任者形成的本專業文件材料至少要長一個檔次。
  2.分析歸檔文件是本系統責任者還是外系統責任者。外系統形成的非本專業文件材料在本機關不歸檔;外系統形成的本專業文件材料在本機關可歸檔,但其文件材料的保管期限較短。在相同內容、相同文種情況下,本系統責任者形成的本專業文件材料比外系統責任者形成的本專業文件材料至少長一個檔次。
  3. 分析歸檔文件責任者是本級還是上級、下級。本級責任者形成的文件材料,其保管期限相對較長。上級形成的文件材料比下級的要長。發文機關的級別還需考慮是本系統還是外系統,是黨政領導機關還是其他機關等情況。
  4. 分析歸檔文件是多個責任者還是單個責任者。劃分保管期限時,無論是單個責任者還是多個責任者,只要有本機關責任者其保管期限就相對較長。應注意的是,多個責任者中要區分本機關是主辦機關還是協辦機關。如本機關是主辦機關則視作本機關的單獨發文來劃分保管期限,如本機關是協辦機關,則比本機關單獨發文的保管期限稍短一點。
  5. 分析歸檔文件在運轉過程中的責任者。文件材料在主送、抄報、送閱等運轉過程中,可能會出現上級批復、領導簽署意見等情況。此時保管期限應從長。如有批復的請示一般保存30年以上;無批復的請示一般僅保存10年。
第二是分析歸檔文件的內容
 分析歸檔文件內容是確定檔案保管期限最重要的方面。歸檔文件內容為“重要的”其保管期限相對較長。“重要的”主要指三種情況:一是反映本機關的主要職能,其中以反映本機關職能的典型性問題尤為重要;二是反映本機關的基本面貌,如年度以上工作總結、綜合統計表等;三是反映本機關經濟關系,如本機關的房產、物產及其他債權債務文件材料。
  1. 分析歸檔文件是否體現機關主要職能。一是歸檔文件的內容是否為本機關主要職能。二是其內容是否反映本機關主要任務。三是其內容是否反映本機關的主要工作。四是其內容是否反映了本機關的中心工作。五是其內容是否反映了本機關的主要活動。六是其內容是否反映了本機關主要工作事項。七是其內容是否具有典型性。上述情況,其保管期限從長。
  2. 分析歸檔文件是否反映本機關基本歷史面貌。一是歸檔文件是否反映本機關轄區內工作全貌。二是歸檔文件是否反映本機關工作狀況。三是歸檔文件是否反映了本機關的工作水平。四是歸檔文件是否反映本機關工作規模。五是歸檔文件是否反映本機關工作變化。六是歸檔文件是否反映了本機關的工作發展。七是歸檔文件是否反映本機關較長時間的工作情況。上述情況,其保管期限相對較長。
  3. 分析歸檔文件是否反映本機關的經濟關系。總的來說,價值高、債權債務時間長的歸檔文件其保管期限長。主要有三種情況:一是反映本機關產權關系的歸檔文件。二是反映本機關債權債務關系。三是下屬單位的經濟關系。
  4.分析歸檔文件是否涉及個人利益。歸檔文件涉及本機關人員較重要個人利益,涉及外單位個人利益,如行政確認工作中形成的宅基地使用證、房屋產權證、公民學歷和學位的證明、婚姻等文件材料;行政征收工作形成的稅收征收、.資源費征收等文件材料;安置、撫恤、優待、補助、救災扶貧等行政給予工作中形成文件材料,一般應作永久保管。
  5. 分析歸檔文件利用的時效性。某些文件只能在一段時間內有作用,其保管期限從短。但是文件的時效性不是檔案保存期的決定因素。檔案是一種歷史記錄,決定檔案有無保存價值主要還是其能否反映本機關主要職能、歷史面貌、經濟關系和個人利益等,這些檔案在確定其保管期限時就應從長。
概括地說:歸檔文件保管期限劃分應從歸檔內容是否重要來分析,同時還要結合文件的責任者來分析,一般來說,本機關、本系統責任者形成的內容重要的文件材料,可永久保存;內容比較重要的可30年保存;內容一般的保存10年。外機關、外系統形成的屬本專業內容,且重要的文件材料,可30年保存;內容為一般的可10年保存,非本專業的文件材料一般不歸檔。
第三是分析歸檔文件的形式
  歸檔文件保管期限劃分應以形式重要為主。這里的“重要”指“規范性”、“權威性”、“正式性”和“珍貴性”。
  1. 分析歸檔文件的文種。反映方針政策、重大事件、主要業務活動,具有權威性和重要性的決定、決議、命令、指示、條例、紀要、報告等,比處理日常事務的通知、簡報、來往函件等保管期限長,但通知、函等文種還要根據其內容的重要程度來決定其保管期限。
  2. 分析歸檔文件的稿本。歸檔文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限長。但有些重要文件經反復修改,其過程性的草稿、征求意見稿、送審稿、報批稿等都很重要,這些重要文件要結合其文種及其文件本身的重要性來劃分保管期限。
  3. 分析歸檔文件的外形特點。有重要領導、著名人物的題詞、批注、簽字的文件材料有權威性,具有紀念價值。某些文件因載體古老、珍稀而具有文物價值,某些文件因書法或裝幀優秀而具有藝術價值。這些歸檔文件都可作永久保存。
  歸檔文件的形式分析要結合文件材料的責任者、內容的重要性等來分析。一般來說,本機關、本系統上級機關形成的重要文種的文件材料,可永久保存;一般文種的文件材料可定期(30年、10年)保存。
第十四條 本規定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統、民主黨派、企業事業單位可參照執行。
參照執行的單位要在同級檔案行政管理部門的幫助指導下,開展本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作。需要明確的是,具有行政管理職能的事業單位屬《規定》的執行范圍。這些單位必須依照《規定》,編制本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,并報區檔案局審查同意后執行。
  第十五條 本規定自頒布之日起施行,1987年頒發的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。
如何理解《規定》的施行時間?
《規定》雖然從發布之日起施行,但對于一個機關來講,必須遵守《規定》實施的相關程序,一個機關編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表必須經同級檔案行政部門審查同意后才能具體執行,未經同級檔案行政管理部門審查同意,不得擅自使用。因此,當新的機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表沒有獲得審批時,只能沿用原來的有關規定。各機關要在區檔案局的指導下抓緊工作,在規定的時限內完成本機關文件材料和文書檔案保管期限表的編制工作和送審工作,實現新舊機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的有序銜接與順利更替。全市統一由2008年廢止87年頒發的兩個文件,2009年開始執行8號令。
文書檔案保管期限表
   1 本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協商會議,工會、共青團、婦聯代表大會的文件材料
  1.1 請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料  永久
  1.2 大會發言,人大代表建議和意見、人大議案及答復,政協委員提案及辦理結果,簡報,快報  永久
  1.3 重要的賀信、賀電,籌備工作、選舉過程中形成的文件,小組會議記錄、會議服務機構的計劃、總結等文件材料    30年
  1.4 討論未通過的文件      10年
  2 本級黨委、人民代表大會、政治協商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯的常委會、執委會、主席團、全體委員會會議,政府常務會、辦公會議的文件材料
  2.1 公報、決議、決定、記錄、紀要、議程、領導人講話、討論通過的文件、參加人員名冊  永久
  2.2 討論未通過的文件      10年
  3 本機關黨組(或實行黨委制的黨委)會議和行政辦公會的紀要、會議記錄  永久
  4 本機關召開工作會議、專題會議的文件材料
  4.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要  永久
  4.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報   30年
  5 機關聯合召開會議的文件材料
  5.1 本機關為主辦的
  5.1.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要  永久
  5.1.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報   30年
  5.2 本機關為協辦的
  5.2.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的復制件或副本 30年
  5.2.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報的復制件或副本 10年
  6 本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料
  6.1 請示、批復、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告(原文及譯文)、輔助報告(原文及譯文),上級領導人賀辭、題詞、講話,會徽設計  永久
  6.2 代表發言材料、交流材料、簡報、新聞報道    30年
  6.3 委員會、分會會議和學術會的討論記錄,會議代表登記表、接待安排  10年
同一會議形成的文件材料為何區分不同的保管期?
《文書檔案保管期限表》第1至6條,對同一會議形成
的文件材料在歸檔時區分為不同的保管期限,這主要是根據各種文件材料的價值大小確定的。在編制檔案保管期限表時,不一定將同一項職能活動形成的所有文件材料都劃入同一保管期限。每項職能活動都有其主要、核心內容,形成的文件材料有的是反映職能活動主要內容、主要過程的,有的是反映事務性活動的,價值程度不同,所以不能在保管期限的劃分上同等對待。
    有的機關在對會議文件材料歸檔時不僅將召開會議形成的所有文件材料劃入歸檔范圍,而且在保管期限劃分上采用了同一保管期,理由是遵循會議文件材料的成套性原則,便于查找利用。其實這種觀點是不對的,首先,用這種劃分方法判斷檔案價值是不科學的,會議文件全部歸檔而且全部定為相同保管期限,這是一種機械的簡單化的做法,是不符合《規定》精神的。同一會議文件材料應有重要與一般、主要與次要之分,在劃分保管期限時應有所區別。其次,隨著信息技術、計算機技術的快速發展,查找利用檔案變得越來越便捷,基于傳統手工檢索的成套歸檔整理原則將被逐步打破,對同一會議文件材料歸檔并界定為不同保管期限不僅不會對查找利用帶來負面影響,而且會對科學開展檔案保管期限劃分工作起到積極的促進作用。
機關對人大議案及答復、政協提案及辦理結果歸檔時,如何確定保管期限?
《文書檔案保管期限表》第一條第2款中表明,機關對人大議案及答復、政協提案及辦理結果歸檔時,其檔案保管期限定為永久。
各級人民代表大會、政治協商會議召開年會時,都會形成一定數量的人大議案、政協提案。這些議案、提案都是經一定條件、一定程序才能成為議案、提案的,所提意見都很重要。這些議案、提案按照所涉及的內容,分門別類地由有關機構轉給相關職能部門辦理。根據議案、提案涉及的內容,有的是由一個職能主管機關單獨辦理,有的是兩個以上聯合辦理,辦理的結果要送達有關人大代表、政協委員,同時要送本級人大、政協機關。由于辦理人大議案、政協提案過程中,承辦機關有辦理過程形成的文件材料,人大、政協機關有辦理結果的文件材料,這里就出現一個由誰歸檔、保存多長時間的的問題。根據《文書檔案保管期限表》第1條第2款的要求,主要承辦機關對人大議案、政協提案及辦理結果歸檔時,其檔案保管期限定為永久。其他協辦機關歸檔時可以定為30年。人大、政協機關對人大議案、政協提案及辦理結果歸檔時,也定為永久。
  上級機關、上級領導檢查、視察本地區、本機關工作時形成的文件材料
7.1 重要的        永久
7.2 一般的        30年
7.3 本地區、本機關工作匯報材料     30年
如何理解“上級機關、上級領導檢查、視察本地區、本機關工作時形成的重要或一般”?
上級機關、上級領導檢查、視察本地區、本機關工作時形成的文件材料,其“重要的”、“一般的”判斷標準通常以上級機關領導的行政級別和檢查、視察事由的重要程度來劃分。黨和國家領導人、以及省級部級以上領導檢查、本地區、本機關工作形成的文件材料,屬“重要的”;省部級以下領導檢查、視察本地區、本機關工作形成的文件材料,通常要具體情況具體分析,例如,縣委書記到縣檔案局、館檢查工作,現場辦公解決了縣檔案館庫的新建問題,這一問題對本地區講是重要的,形成的相關文件材料機關在歸檔時就要永久保存;如果是一般性檢查、視察工作,作了一番講話、指示,相關文件材料應屬一般文件材料,機關歸檔時其檔案保管期限可定為30年。上級機關一般工作人員到下級機關檢查、指導工作形成的文件材料,要根據檢查、指導事由的重要程度,確保是否歸檔,重要的文件材料機關要歸檔,檔案保管期限可定為30年,其他文件材料就不必歸檔。
在執行這一條款時,既要考慮上級領導級別,又要考慮上級領導視察、檢查事由的重要程度,具體情況具體分析,再具體確定歸檔文件材料的保管期限。
  本機關業務文件材料
 8.1 本機關制定的方針政策性、法規性、普發性業務文件,中長期規劃、綱要等文件材料      永久
 8.2 本機關的請示與上級機關的批復、批示
 8.2.1 重要業務問題的      永久
 8.2.2 一般業務問題的      30年
  8.3 同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料
 8.3.1 重要業務問題的      永久
 8.3.2 一般業務問題的      30年
如何區分重要業務問題與一般業務問題?
機關在行使職能活動過程中,會產生一定的業務文件材料,有的業務文件材料涉及法規政策性和重大業務建設內容,屬于比較重要的問題;有的涉及基礎性、技術性內容,屬一般業務問題。重要業務問題與一般業務問題的區分關鍵在于對業務內容的把握。例如:某省檔案局向國家檔案局請示關于能否開放館藏檔案的問題,這類問題屬于檔案開放鑒定業務,既比較敏感,也比較復雜,在檔案工作環節中處于比較重要的地位,稍有不慎容易出現問題。因此某省檔案局關于開放檔案問題的請示與國家檔案局的批復就屬本機關重要業務問題,機關在歸檔時應劃入永久代保管。又如中央某部向國家檔案局發出了關于檔案庫房能否建在地下室的函,類似請示、咨詢性質,這類問題是檔案保護業務中的基本問題,屬一般技術性問題,因此,其來函與國家檔案局的復函載均屬一般業務問題機關在歸檔時其保管期定為30年。總之,在一個機關什么是重要業務問題、什么是一般業務問題,只能是具體具體分析,不能一概而論。
  8.4 本機關代上級機關起草并被采用的重要法規性文件、專項業務文件的最后草稿   30年
如何理解“本機關代上級機關起并被采用的重要法規性文件、專項業務文件的最后草稿”?
本機關代上級機關起草并采用的重要法規性文件、專項業務文件的最后草稿一般是指經本機關領導同意后報上級機關的最后稿本。
在機關行使職能活動過程中,要代上級機關起草有關屬于本機關、本行業、本系統業務的法規政策性文件,以上級機關名義制發或轉發。例如,《機關檔案工作條例》是一部重要的有關機關檔案工作的法規性文件,起草機關是國家檔案局,最后以中央辦公廳、國務院辦公廳名義聯合印發,國家檔案局報給中辦、國辦的最后稿本就由國家檔案局歸檔,保管期定為30年;中辦、國辦對國家檔案局上報的《機關檔案工作條例》稿本可能有某些改動,也可能沒有改動,最后以兩辦名義聯合下發。歸檔時,聯合發文的雙方中辦作為主辦單位,將該文件定為永久保管;國辦作為協辦單位,將該文件定為保管30年。國家檔案局收到該文件正式文本時,按照“上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件”將其定為永久。
  8.5 機關聯合行文的文件材料
  8.5.1 本機關為主辦的
  8.5.1.1 重要業務問題的      永久
  8.5.1.2 一般業務問題的      30年
  8.5.2 本機關為協辦的
  8.5.2.1 重要業務問題的      30年
   8.5.2.2 一般業務問題的      10年
機關聯合行文形成的文件材料,主辦機關與協辦機關在歸檔時保管期限為何不同?
《規定》第十一條,“機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔,其他機關將相應的復制件或其他形成的副本歸檔”
原件與副本、復制件在法律地位上是有所區別的。《檔案法實施辦法》第二十一條規定,檔案的復制件載有收藏單位法人代表的簽名或者印章標記,才具有與檔案原件同等效力。《文書檔案保管期限表》第5條、第8條第5款,將機關聯合召開會議、聯合行文形成的文件材料歸檔時,主辦機關和協辦機關雖然都對反映內容相同的文件材料進行歸檔,但主辦機關對檔案保管期限的劃分明顯高于協辦機關。按照國家有關檔案工作的法律法規,檔案館應接收同級機關永久保管的檔案,通過對主辦機關、協辦機關歸檔的內容相同的文件材料保管期限的調整,能有效控制內容相同檔案的重復進館問題。
以各級黨委辦公廳(室)、政府辦公廳(室)名義聯合發文或召開會議,如何確定主辦機關和協辦機關?
    以各級黨委辦公廳(室)、政府辦公廳(室)名義(簡稱“兩辦”)聯合發文或召開會議形成的文件材料的歸檔工作,應按《規定》第十一條,即由主辦機關歸檔,其他機關將相應的復制或其他形式的副本。機關聯合召開會議,一般是以“會議通知”用了誰的“以文字號”來區分誰是主辦機關,誰是協辦機關。但在機關日常工作中,有比較特殊的情況,以“兩辦”名義發文或聯合召開會議,通常用的是各級黨委辦公廳(室)的發文字號,這是以“兩辦”名義發文的慣例。以兩辦名義召開會議,實際主辦者可能是黨委辦公廳(室)也有可能是政府辦公廳(室),這要從會議內容看是屬黨委還是政府歸口管理的職責范圍。如果是黨委歸口管理的職責范圍,黨委辦公廳(室)就是主辦機關,政府辦公廳(室)就是協辦機關;如果是政府歸口管理職責范圍,政府辦公廳(室)就是主辦機關,黨委是協辦機關。例如,某省以“兩辦”名義召開全省宣傳工作會議,由于宣傳工作歸口黨委職責范圍,那么,主辦機關是黨委辦公廳,協辦機關是政府辦公廳。又如,某省以“兩辦”名義聯合發出加強農業工作文件,由于農業歸口政府管理,那么,主辦機關是政府辦公廳,協辦機關是黨委辦公廳。
  8.6 本機關編輯、編寫的文件材料
  8.6.1 大事記、組織沿革等      永久
  8.6.2 簡報、情況反映、工作信息等    10年
  8.7 行政管理、執法活動中形成的文件材料
  8.7.1 行政管理工作制度、程序、規定等文件材料   永久  
  8.7.2 執法檢查情況匯總、通報,整改通知等   永久
機關對有效證件辦理、審批過程中形成的檔案,其保管期限如何劃分?
劃分有效證件辦理、審批過程中形成檔案的保管期限,主要依據了有效證件的有效時限。《文書檔案保管期限表》第8條第7款規定,20年(含)以上有效或未注明有效期的許可證、執照、資質證等的審批、管理文件材料,機關在歸檔時要永久保管,20年以下有效的許可證、執照、資質證等的審批、管理文件材料,機關在歸檔時定為30年保管。
對有效期為20年的證件辦理、審批過程中形成的文件材料,在《文書檔案保管期限表》中定為30年保管期限,這種劃分方法雖顯簡單,但按照《規定》的精神,對“定期”這一時限可以按照檔案的具體內容,結合工作實際際作出適當調整。一般有效證件的效期種類較多,有1年、2年、3年、5年、10年乃至更長,在辦理、審批權有效證件的過程中形成的文件材料相當一部分是原件的復印件,且數量較多,機關對10年往下有效期證件辦理、審批權過程中形成的文件材料,在歸檔時就不一定界定為30年保管期限。比如,出入境管理過程中公民因私出國辦理護照,護照有效期為10年,有效期滿后,公民得重新更換護照,又會產生一些文件材料,而且公安機關辦理公民出國護照過程中形成的文件材料絕大多數是有關公民個人情況的復印件,如果將這類檔案的保管期限都定為30年,期限過寬,在管理體制上不免帶來人力、物力和財力的浪費。又比如出入境檔案中有公安機關辦理、審批公民往返港澳的通行證,通行證有效期一般在5年以下等,到期重新辦理、審批,如果將這類檔案保管30年,期限過長。因此,在劃分機關證件的有效期作為主要參考,同時要結合機關工作實際,合理確定檔案保管期限。
8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料
 8.7.3.1 固定資產投資、科技計劃等項目的審批(核準)、管理、驗收(評估)等文件材料      永久
8.7.3.2 不動產、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料  永久
8.7.3.3  20年(含)以上有效或未注明有效期的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料    永久
8.7.3.4  20年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料       30年
8.7.4 行政管理工作中形成的備案文件材料   10年
8.7.5 行政處罰、處分、復議、國家賠償等工作中形成的文件材料
8.7.5.1 重要的       永久
8.7.5.2 一般的       30年
如何區分行政處罰、處分、復議、國家賠償等工作中形成的“重要的”和“一般的”文件材料?
根據《中華人民共和國行政處罰法》,行政處罰的種類分為警告、罰款、沒收非法所得、沒收非法財物、責令停產停業、暫扣或者吊銷執照、行政拘留和法律、行政法規規定的其他行政處罰七種。對行政處罰中形成的文件材料“重要的”和“一般的”應結合行政處罰的種類來加以區分。原則上對“警告”類應視為“一般的”文件材料;對受到沒收非法所得,沒收非法財物,責令停產停業,暫扣或者吊銷執照,行政拘留處罰形成的文件材料,應視為“重要的”文件材料。
行政復議形成的文件材料,也應與所受行政處罰的種類結合起來,判斷區分相關文件材料是“重要的”還是“一般的”,應遵循行政處罰有關的“重要的”與“一般的”的區分原則。
  行政處分形成的文件材料,要根據處分類別區分“重要的”和“一般的”。根據《中華人民共和國公務員法》,結公務員違法違紀應當承擔紀律責任的,要給予處分,處分分為:警告、記過、記大過、降級、撤職、開除6種,對受到“警告”處分的,應視為“一般的”,對受到“警告”處分以上形成的文件材料,應視為“重要的”。
國家賠償過程中形成的文件材料,一般來說都屬“重要的”。根據《中華人民共和國國家賠償法》,導致國家賠償的原因是國家機關和國家工作人員違法行使職權,侵犯了公民、法人和其他組織的合法權益而對當事者造成發損害,這種違法行為導致國家賠償所形成的文件材料,歸檔時應永久保存。
8.8 計劃、總結、統計、調研等方面的文件材料
8.8.1 年度和年度以上的計劃、總結、統計材料  永久
8.8.2 年度以下的計劃、總結、統計材料   10年
8.8.3 重要職能活動的總結、重要專題的調研材料  永久
8.8.4 一般活動的總結、一般問題的調研材料   10年
年度以下計劃、總結、統計材料在歸檔時如何把握?
在機關年度活動過程中,一般有季度、半年工作總結,
在統計材料方面,有的機關有月度、季度、半年統計材料。這類工作計劃、總結、統計材料在歸檔時要具體問題具體分析,視機關主要職能而定,并不是機關所有年度以下的工作計劃、總結、統計材料都要歸檔。比如對國家或本地區經濟發展有重要分析價值的月度、季度、半年度統計材料,機關應該歸檔。這些機關主要是一些經濟運行管理部門,如各級統計部門、商務部門、發改委等。其他非經濟管理部門年度以下工作計劃、總結、統計材料一般只將本機關半年度工作計劃、總結、統計材料納入機關歸檔范圍,保管期限定為10年,月度、季度工作計劃、總結、統計材料可不歸檔。
如何區分重要職能活動與一般活動的總結、重要專題與一般問題的調研材料?
本條第8款,將機關重要職能活動的總結、重要專題的調研材料歸檔時定為永久保管,一般活動的總結、一般問題的調研材料歸檔時定為30年保管。
重要職能活動、重要專題與一般活動、一般問題的總結、調研材料的區分,要從職能活動的規模、影響力、問題的大小等因素來加以考察區分。以國家檔案局為例,20世紀90年代開展的省級、副省級市和計劃單列市綜合檔案館目標管理考評活動、規模大、影響廣,持續時間也較長,這一活動屬國家檔案行政管理部門一項重要的階段性行政管理活動,其形成的總結材料是重要的,應劃分為永久保管。專題調研材料如有關全國重點檔案搶救工作的重要參考依據,屬重要專題,應列為永久保管。一般問題的調研材料,這一專題調研材料主要涉及檔案保管期限問題,問題比較小,則屬一般活動的調研材料,可定為30年保管。
   8.9 出國或出境訪問考察、參加國際會議,接待來訪等外事活動形成的文件材料
  8.9.1 發表的公報,簽訂的協議、協定、備忘錄,重要的會談記錄、紀要等        永久
 8.9.2 出國審批手續、執行日程、考察報告、一般性會談記錄 30年
機關外事活動形成的文件材料怎樣劃分保管期限?
《文書檔案保管期限表》第8條第9款,出國或出境
訪問考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動形成的文件材料中,發表的公報,簽訂的協議、協定、備忘錄,重要的會談記錄、紀要等文件歸檔時要永久保管;出國審批手續、執行日程、考察報告、一般性會談記錄歸檔時定為30年保管。
    同一外事活動有主要活動內容和非主要活動內容,反映同一外事活動的文件材料有主要和非主要的。因此,同一外事活動形成的各種文件材料價值有大有小,在歸檔時對不同價值的文件材料的保管期限應加以區分。
    有些機關習慣將出國、出境、培訓等活動中形成的文件材料按照一個一個團組進行集中歸檔,并定為同一保管期限,理由是確保歸檔的齊全完整性,便于集中查找利用。這種做法雖然遵循了同一活動形成文件材料成套歸檔的思想,但對不同價值的文件材料沒有區分不同的保管期限,談不上是真正的價值鑒定,也就是說沒有開展科學的、合理的檔案價值鑒定活動。將機關同一外事活動形成的文件材料在歸檔時應劃分為不同的保管期限,才符合《規定》機關開展檔案價值鑒定的要求。
  本機關機構編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛、信訪工作文件材料
  9.1 機構設置、機構撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料      永久
第9條第1款中“機構設置”與第11條第4款中“機構設置”的含義有何區別?
第9條第1款中“機構設置”是指本機關內部機構的設置,機關設置內部機構時會形成的相關文件材料。如國家檔案局內設辦公室、政策法規司、檔案館(室)業務指導司、經濟科技指導司、保管部、利用部、技術部、行財司,每個部、室、司下設若干處等。關于這些機構設置所產生和依據的文件材料歸檔時應永久保存。第11條第3款中“機構設置”是指導上級機關決定成立本機關形成的文件材料,包括機關行政級別、領導人職數、人員編制等內容。比如1954年國務院決定成立國家檔案局,為國務院直屬局。1993年國家檔案局與中央檔案館合并,為中共央、國務院直屬機構,副部級單位。這些機構設置文件材料雖由上級機關頒發,但與本機關的沿革、歷史、職能密切相關,是本機關賴以生存和發展的依據性文件,本機關不僅要歸檔,而且要永久保存。
在實際工作中,有些機關由于忽視了對上級機關決定成立本機關時形成的文件材料的歸檔工作,常無法考查本機關成立的具體時間,這方面的教訓是很深刻。
   9.2 人事工作制度、規定、辦法等文件   30年
  9.3 人事任免文件      永久
  9.4 先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料
  9.4.1 受縣級(含)以上表彰、獎勵的    永久
  9.4.2 受縣級以下表彰、獎勵的    30年
先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料,機關在歸檔時如何劃分保管期限?
  第9條第4款,對受到縣級(含)表彰、獎勵的先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料,歸檔時檔案保管期限定為永久;對受到縣級以下表彰的先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料,歸檔時檔案保管期限定為30年;
先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料歸檔時保管期限的劃分是以表彰獎勵的主辦者行政區劃級別、行政級別來劃分的。在日常工作中,表彰、獎勵的活動多種多樣,內容也十分復雜,有綜合性的評比表彰,如全國十大杰出青年評選活動、全國“五一”勞動模范評選等;有行業性的評比表彰,如國家檔案局評選全國檔案工作優秀集體和優秀檔案工作者。凡是縣級(含)以上的表彰活動,無論是本行政區域內綜合表彰,還是行業系統表彰,形成的先進單位、勞動模范、先進個人的文件材料都應永久保管,其余的表彰材料保管30年。
評先表彰活動中,某一行業主管機關與同級人事行政管理部門聯合表彰,評選出的先進個人一般是同一行政區域內的勞動模范,對于不同級別的勞動模范,國家和地方均有不同的物質和精神獎勵,由于這些表彰材料直接涉及受表彰者的個人權益,應從長劃分保管期限。
9.5 對本機關有關人員的處分材料
  9.5.1 受到警告(不含)以上處分的    永久
  9.5.2 受到警告處分的      30年
對本機關有關人員的處分材料,歸檔時其保管期限如何劃分?
第9條第5款,對本機關有關人員的處分材料,分受警告以上和受到警告兩個檔次,對受到警告以上處分人員的材料劃為永久保管,對受到警告處分人員的材料劃分為30年保管。
機關對有關人員的處分分為黨紀處分與政紀處分。根據《中國共產黨紀律處分條例》,違反黨紀,要給予黨紀處分,處分分為:警告、嚴重警告、撤銷黨內職務、留黨查看、開除黨籍5種。根據《中華人民共和國公務員法》,對公務員違法違紀應當承擔紀律責任的,要給予處分,處分分為:警告、記過、記大過、降職、撤職、開除6種。黨紀、政紀最低處分均為警告,凡受到警告以上處分的機關人員,相關處分材料均應歸檔并永久保管,只受到警告處分的機關人員,相關材料均應保管30年。
機關中除以處分手段對有關違法人員進行處理外,還有通報批評等手段,關于這類文件材料,鑒于相關人員違法違規情節輕微,有關文件材料在歸檔時檔案保管期限可界定為10年。
  9.6 職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料      永久
 9.7 人事考核、職稱評審工作文件材料    永久
 9.8 職工調動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根        永久
 9.9 職工名冊       永久   
 9.10 黨、團、工會工作活動中形成的文件材料
 9.10.1 工作報告、總結,換屆選舉結果    永久
 9.10.2 重要專項活動的報告、總結等    永久
 9.10.3 黨團員、工會會員名冊,批準加入黨團、工會組織的文件材料        永久
 9.10.4 情況反映、工作簡報      10年
如何區分黨團、工會工作活動中重要專項活動的報告、總結等文件材料?
第9條第10款,黨、團、工會工作活動中形成的重要專項活動的報告、總結等文件材料,在歸檔時其保管期限劃定為永久。就行政機關而言黨、團、工會工作活動雖不是一個機關的業務職能活動,但它們是機關工作中不可或缺的一部分。它們主辦的一些專項活動不僅規模較大,而且影響也較大,其重要性不言而喻。如機關開展的“保持共產黨員先進性教育”形成的階段報告、總結,“講學習、講政治、講正氣”教育活動形成的報告、總結都很重要。這類活動就屬機關黨的工作活動中重要專項活動,其文件歸檔時應劃分為永久保管。又如,機關工會組織本機關工作人員向受災地區捐款捐物、為希望工程捐款等活動,屬一般性專項活動,形成的報告、總結等文件材料,在歸檔時其檔案保管期限一般可劃定為10年。
  9.11 紀檢、監察工作中形成的綜合性報告、調查材料
  9.11.1 重要的       永久
  9.11.2 一般的       30年
如何區分機關紀檢、監察工作中形成的“重要的”和“一般的”綜合性報告、調查材料?
“重要的”與“一般的”主要區分標準是案件違規違紀的程度,就是看案件最終處理結果。如果違規違紀的程度只達到受警告的處分條件,那么,形成的相關綜合性報告、調查材料就屬“一般的”,其檔案保管期限劃定為30年。如果違規違紀的程度達到受警告以上的處分條件,那么,形成的相關綜合性報告、調查材料就屬“重要的”,其檔案保管期限界定為永久。如果調查結論是查無實據,形成的綜合性報告、調查材料,歸檔時其保管期限可劃定為10年。此外,有的機關有年度紀檢、監察工作綜合性工作報告,這類綜合性報告歸檔時其檔案保管期限劃定為永久,年度以下的可劃定為10年。
  9.12 保衛部門的安全檢查、調查記錄   10年
  9.13 本機關處理人民來信來訪的文件材料
  9.13.1 有領導重要批示和處理結果的   永久
  9.13.2 其他有處理結果的    30年
本機關報處理人民來信來訪的文件材料,在歸檔時如何劃分檔案保管期限?
在機關日常工作中,正確處理人民來信來訪,是解決人民內部矛盾,維護社會穩定的有效方式。人民來信來訪內容十分繁雜,一般是以維護公民待遇問題,有的要求糾正錯案、冤案問題,有的是帶有舉報性質的來信來訪,也有政策法規性的咨詢、求解等,不一而足。機關處理人民來信來訪過程中形成的文件材料是否歸檔,一個先決條件是對來訪是否有處理結果。如果沒有處理結果,這類來信來訪文件材料還暫時不能歸檔,因為處理過程沒有完成,正如機關辦理文件沒有完畢一樣;如果有處理結果,這類文件材料機關在歸檔時要看是否有領導重要要批示,據此來確定其檔案保管期限。
本條款中的領導對人民來信來訪所作批示,除黨和國家領導人所作的批示視為“重要批示”外,其他級別的領導所作批示是否重要,一般要根據領導批示的具體內容而定。“重要批示”不是指泛泛批示,而是指對解決來信來訪的明確態度、方式或方法,對事態發展態勢的估計。如領導對某信訪材料作出批示,“此事請**部門認真調查,如情況屬實,要嚴肅追查相關人員的責任,這類領導批示就屬“重要的“。如有處理結果,機關歸檔時應劃定為永久保管期限。如領導只是泛泛批示、圈閱,“請**單位協調處理”,“請**部門根據國家有關政策回復”,這類批示就屬“一般的”而非“重要的”批示,如有處理結果,機關歸檔時其檔案保管期一般劃定為30年。
  10 本機關事務管理文件材料
  10.1 房產、土地所有權和使用權的文件材料   永久
  10.2 與有關單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料
  10.2.1 重要的      永久
  10.2.2 一般的      10年
如何區分本機關與有關單位簽訂的“重要的”和“一般的”合同、協定、協議、議定書等文件材料?
 在機關事務管理過程中,機關與外單位簽訂的合同、協定、協議、議定書文件材料,都屬法律文書。對這類文件材料價值判斷標準應從文件材料法律價值出發,結合事由重要程度,合同、協定、協議等有效時限,或涉及資金的多少來具體區分其檔案的“重要性”和“一般性”,合理界定保管期限。如某機關蓋大樓,就要與施工方簽訂合同,合同金額較大,屬機關固定資產范疇,這份合同就屬重要的合同,機關歸檔時應永久保管。又如機關與某苗圃單位簽訂“五一”、“國慶”等長假期間供花合同,應劃為10年。因此,一個機關與有關單位簽訂的“重要的”合同、協定、協議、議定書等文件材料的重要與一般區分要因事而定。
  10.3 接待工作的計劃、方案
 10.3.1 重要的      30年
 10.3.2 一般的      10年
如何區分重要的和一般的接待工作的計劃、方案?
重要與一般的接待工作計劃、方案的區分關鍵在于接待
對象的級別。一般來說,重要的接待工作計劃、方案,接待對象是指黨和國家領導人。黨和國家領導人到某地視察工作或進行調研,那么形成的接待計劃、方案應屬重要一類,可定為30年。
  機關事務管理過程中,接待工作對象、成份也比較復雜,有機關接待兄弟單位,也有的是接待專項檢查,還有外事接待,雖然接待對象的級別是區分接待工作計劃、方案重要與一般的主要因素,但還要與接待事由的重要程度結合起來考慮。比如人大代表團組、政協委員團組對某機關進行視察、檢查,這是屬于重要的活動,相關接待計劃、方案也就相對重要了,歸檔時可定為30年,而兄弟單位對口接待過程形成的接待計劃、安排、方案等文件材料應屬一般性的,其檔案的保管期限可界定為10年。
  10.4 機關財務預算      30年
機關財務決算為何沒有體現在《文書檔案保管期限表》中?  《文書檔案保管期限表》第10條第4款只將機關預算
文件納入到文書檔案保管范圍,并定為30年保管,而未將機關決算文件納入《文書檔案保管期限表》。
1998年財政部與國家檔案局聯合印發的《會計檔案管理辦法》第十九條和附表二《財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期表》中規定:“預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法”。附表二中第十四項已將行政單位和事業單位決算文件的保管期限定為永久,也就是說,已將機關決算納入會計檔案并定為永久保管,所以沒有再將決算文件放在《文書檔案保管期限表》中表達。
在機關日常工作中,大多數機關單位仍然是將決算當作文書檔案對待的,即把機關決算歸入文書檔案類,而非歸入會計檔案類。比如同級財政部門對本機關的決算批復,大多數機關將決算報告及同級財政部門的批復作為文書檔案來處理,并劃定為永久保管期限,這種做法也是允許的。
 10.5 機關物資(辦公設備及用品、機動車等)采購計劃、審批手續、招標投標、購置等文件材料 ,機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料料        30年
10.6 國有資產管理(登記、統計、核查清算、交接等)文件材料
10.6.1 重要的      永久
10.6.2 一般的      10年
如何區分機關重要的和一般的國有資產管理文件材料?
本條款中“重要的”和“一般的”區分的原則是國有
資產的規模、數量及價值大小。如機關房產、機動車等價值相對大、使用壽命周期比較長,有關這類國有財產登記、統計、核查等文件材料,屬于“重要的”劃為永久。又如機關辦公使用的,計算機、打印機、傳真機、復印機等設備,這類設備價值相對不高,使用壽命周期相對較短,若干年后就要淘汰,重新更換,有關這類國有財產登記、統計、核查等文件材料應屬一般的,劃為10年。
 10.7 職工承租、購置本單位住房的合同、協議和手續  永久
10.8 職工住房分配、出售的規定、方案、細則,職工住房情況統計、調查表、職工住房申請      10年
 
 11 上級機關制發的文件材料
 11.1 上級機關制發的屬于本機關主管業務的文件材料
 11.1.1 重要的      永久
 11.1.2 一般的      10年
如何區分上級機關制發的屬于本機關主管業務的“重要的”和“一般的”文件材料?
“重要的”和“一般的”區分的原則,在于把握上級機關制發的、屬本機關主管業務的文件材料是否具有政策性、法規性、方針性。例如,《機關檔案工作條例》是一部重要的有關檔案工作的法規文件,由中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發。國家檔案局是全國檔案事業行政管理機關,首先就要面對全國各級檔案部門,承擔起對《條例》學習、宣傳、貫徹、執行的任務。雖然國家檔案局將上報給中辦、國辦的稿本定為30年保管,但國家檔案局收到《條例》正本后,應將正本歸檔,并定為永久性保管。又如國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》,屬部門行政規章,具有法律效力。各省、自治區、直轄市、計劃單列市檔案局作為國家檔案局的非直屬下級機關,同時又是本行政區域內宣傳、貫徹、執行《規定》的業務主管機關,就應把《規定》作為上級機關制發的屬本機關主管業務的重要業務文件材料進行歸檔,并定為永久保管。
 11.2 上級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料        10年 
11.3 上級機關制發的關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料       永久
12 同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料         10年
  如何理解上級機關或同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料?  
  在機關日常工作中,上級機關有時印發非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料,比如《國家檔案局關于學習貫徹國務院關于糾正行業不正之風工作部署的通知》(國檔發[1990]14號),這是一份典型的非主管業務文件材料,發文對象是各省級檔案行政管理部門、中央和國家機關檔案部門,局屬各事業單位。各省級檔案行政管理部門、中央和國家機關的檔案部門要貫徹執行這個文件,但又不屬于本機關主管業務。各省級檔案行政管理機關、中央和國家機關對這份文件進行歸檔時,保管期限可定為10年。
  13 下級機關報送的文件材料
  13.1 重大問題的專題報告    30年
  13.2 年度和年度以上的計劃、總結、統計材料   10年
本機關對下級機關報送哪些文件材料進行歸檔,檔案保管期限如何劃分?
例如,各省檔案行政部門管理部門上報國家檔案局的重點檔案搶救報告,屬比較重要的專題報告,國家檔案局要對這類報告進行歸檔,保管期限劃定為30年。本機關對越級上報的文件材料不進行歸檔,如某縣檔案局越級上報給國家檔案局關于開展重點檔案搶救工作的報告,就不必歸檔。
 

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