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機關文書檔案管理制度范本

文章出處: 人氣:發表時間:2019-05-29 11:01:49
一 1、立卷歸檔 (1)立卷范圍。上級機關發來的、本機關形成的、非隸屬機關抄送的以及下級機關上報的需立卷歸檔的文件、材料;執法文書中需立卷歸檔的資料。 (2)立卷方法。文秘人員在收集齊文件、資料的基礎上,對所需立卷歸檔的資料進行分類、擬寫標題、確定保存期限,交專門檔案業務人員簽訂后,填寫卷內目錄,進行整理裝訂。所立成的案卷要材料齊全、完整、準確、分類合理、標題規范、目錄清楚、裝訂牢固。 2、登記保管 (1)登記。將整理好的案卷按照永久、長期、短期三種保管期分別編號、抄寫案卷目錄,然后入櫥上架。 (2)保管。案卷一經歸檔,要嚴格保管,確保萬無一失。檔案室門窗要保持堅固,關閉上鎖要及時;拒絕無關人員進入檔案室。保持室內清潔衛生,做到防鼠、防盜、防塵、防蟲、防潮等;檔案室內櫥(柜)排列整齊,布局合理,案卷排列科學,便于查找。 3、提供利用 (1)檔案查閱。凡到本室查閱檔案的,均由檔案管理人員負責,并按規定為利用者提供所需檔案資料。 (2)注意事項。本機關的同志查閱檔案由管理人員隨時提供;外來部門、單位的工作人員查閱檔案經批準后,方可按規定提供。 4、辦理移交 檔案在本室保存滿10年后,向檔案館辦理移交手續。 (1)簽定。所移交的案卷均須符合檔案管理部門的要求,確保檔案資料齊全、完整、準確。 (2)移交。移交的檔案要抄寫案卷目錄一式兩份,保證移交手續齊全。 局機關自身檔案每年整理一次,需存檔的重大活動資料由各科室提供,局辦公室負責匯總存檔。 機關文書檔案管理制度范本篇二 為加強機關檔案建設,規范檔案管理和利用,根據《檔案法》和有關規定,結合本局實際,特制訂本制度。 一、局辦公室負責各類文電資料的收集、整理、歸檔、保管、提供利用和移交工作。 二、歸檔、管理范圍包括以下內容: 1、歸檔、管理和提供利用中央、國務院、省、市各類的文件、函件、參閱件。 2、歸檔、管理和提供利用中央、國務院、省、市領導的講話及重要批示件等。 3、歸檔、管理有關機關、部門的重要來函、來電。 4、收集、歸檔與管理局發各類文件、通知及有關后勤管理服務工作的來往文書、合同、協議書等。 檔案資料包括紙質文件、照片(含底片)、軟盤、碟片等。 三、文書檔案工作,必須嚴格遵守《檔案法》、《保守國家秘密法》以及檔案主管部門的有關規定。 四、文書檔案的收集必須及時認真。凡屬歸檔的文件、資料,要嚴格按次序、按類別登記、編號、分類存放。 五、文書檔案的整理。每年六月底前,將上年度的文書資料整理歸檔,主要做好以下工作: l、歸卷文件的檢查。立卷之前,要檢查文件資料是否齊全完整,是否符合歸檔范圍要求,是否保持文件間的歷史聯系,力求卷內文件的保存價值的統一。 2、擬寫案卷標題。案卷標題應準確地揭示案卷的內容,并力求文字簡煉,一目了然。 3、卷內文件的排列與編號。案卷內文件的排列要系統化,以保持文件間的歷史聯系為原則。同類文件,按先上級后下級排列;同級文件,按時間先后順序排列;屬于請示與批復類的,按批復在前、請示在后排列。卷內文件排列確定后,用阿拉伯數字統一編寫頁碼。 4、填寫卷內文件目錄。每個案卷都應編制案卷目錄,用來介紹本卷內文件的有關組成部分,要根據目錄項目逐項填寫。 5、填寫案卷備考表。案卷備考表內應注明卷內文件的實有頁數、立卷日期及立卷人,空白處填寫說明卷內文件變動情況。 6、填寫案卷封皮。填寫的項目包括有關名稱(全稱)、撰稿人、案卷標題、卷內文件頁數、年度日期、保管期限等。書寫文字規范,字跡工整、清楚。 7、案卷裝訂。所有案卷均用硬紙卷皮和棉線繩裝訂。裝訂前,要除去文件上的金屬物,以防止受潮銹蝕后損壞文件。文件過小的要用紙襯托;文件沒有留裝訂線的要加補貼邊;殘破的文件要拓裱,大張的文件要折疊,做到整齊劃一。裝訂時,應避免文件倒置、漏訂現象。 8、案卷排列。一個年度的案卷在裝訂后,要進行系統化的排列,排定后通過編號固定他們的先后順序。案卷按保管期限分開,永久、長期、短期的案卷要分別排列,以體現一定的條理性。 9、編制案卷目錄。內容包括案卷順序號、文書處理號、案卷標題、卷內文件起止日期、保管期限、備注等。一年度的案卷合編為一本目錄。 六、文書檔案的保管。文件組成案卷后,要妥善保管,放置于干燥、通風、有固定位置的文件柜內,防止霉變、蟲咬,減少光線、灰塵和有害氣體對文件的輻射、侵蝕。 七、所有應歸檔的文件、資料一律進局綜合檔案室保存。綜合檔案室應符合檔案部門規定,并有專人管理。綜合檔案室應備有防火、防盜、防塵、防蟲、防光、防潮、防霉、防高溫等相關設施,確保檔案的完整與安全。 八、文書檔案的提供利用。一是要嚴格管理制度,查閱文件必須憑單位介紹信,查閱機密文件、原始記錄,需經局領導批準,并認真辦理登記、簽字等手續;二是查閱指定的文件,不得翻閱其他件、不準將查閱的文件帶出檔案室;三是檔案工作人員應根據當前中心工作,將有參考利用價值的檔案資料,主動提供給領導及有關部門參考、借鑒,由被動服務變為主動服務,充分發揮檔案為中心工作服務的作用。 九、按照檔案法規定和市檔案局等有關部門的要求,做好定期向檔案館移交檔案的工作,移交過程中要嚴格登記手續。 機關文書檔案管理制度范本篇三 第一條為加強和規范文書檔案管理,有效保護和利用檔案,促進檔案工作為本單位各項工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》和《安徽省檔案管理辦法》等有關規定,制訂本制度。 第二條文書檔案是指本單位在各項工作、活動中直接形成的具有保存價值的各種文字載體的歷史記錄。 第三條為加強對文書檔案工作領導,成立委檔案工作領導小組,明確委辦公室為委檔案管理機構,配備檔案管理兼職人員,為檔案工作提供必要的條件。 第四條委辦公室依法履行下列職責: (一)認真貫徹執行國家檔案工作的法律、法規,建立健全統一的檔案工作制度。 (二)統籌規劃并負責檔案資料的收集、整理、鑒定、統計、歸檔、保管和開發利用等工作,確保檔案資料的完整、準確與安全,積極主動地為各項工作服務。 (三)監督指導所屬單位的檔案工作,參與所屬產權變動單位檔案的處置工作,完成與檔案工作相關其他工作。 第五條檔案人員應履行以下職責: (一)認真貫徹執行國家《檔案法》和上級關于檔案工作的規定,刻苦鉆研業務,做好本職工作。 (二)遵守檔案工作各項管理制度,做好文書檔案有關材料的收集、整理、歸檔等工作,檔案質量符合標準,對單位的檔案工作進行經常性檢查,維護檔案的安全與完善。 (三)積極開展檔案的開發利用工作,編制各種檢索工具及檔案資料,充分發揮檔案在機關工作中的作用。 第六條各科室要按照《市住房城鄉建委機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》(附后)歸檔范圍,將具有保存利用價值的文件材料收集齊全、完整,于每年第一季度末向委辦公室移交。已撤銷機構的檔案,應向規定的接收單位移交。 第七條嚴格執行檔案保密規定,各單位專(兼)職檔案人員變動時,應辦理檔案交接手續。 第八條檔案管理要遵循“保持檔案之間的有機聯系,便于管理與利用”的原則,依據本單位管理職能,結合檔案內容及形成特點,對檔案進行科學的分類與編號,編制歸檔文件目錄。配備符合需要的檔案庫房和檔案櫥柜、檔案盒等設施,并有“八防”(防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐)安全措施,并對檔案管理的基本情況進行統計。 第九條檔案的借閱必須辦理借閱登記手續,借閱人要妥加保管,不得在文件上圈劃、涂改或增刪內容,不得污損,不得轉借他人,用后立即歸還。嚴防失泄密事故發生。 第十條在檔案的收集、管理、利用、研究、安全等方面做出顯著成績的專兼職檔案工作人員,給予表彰或獎勵。對不按規定做好檔案有關工作的,造成檔案損失的,按規定對責任人給予相應的處罰。
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