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檔案目錄數據采集規范

文章出處: 人氣:發表時間:2019-03-07 10:19:43
檔案目錄數據采集規范 2005-02-07發布 2005-02-10實施 山東省質量技術監督局 發 布 前 言 檔案目錄數據采集規范 范圍 本標準規定了檔案目錄數據庫結構、檔案目錄數據字段著錄細則和檔案目錄數據交換格式。 本標準適用于本省綜合檔案館、檔案室建立檔案目錄數據庫。對于某些內容和形式極其特殊的檔案,可遵照本標準制定細則。 本標準亦可作為編制相關檔案管理軟件、檔案全文數據庫和多媒體數據庫的目錄管理系統的參考。 規范性引用文件 下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可適用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。 GB/T 1988-1989 信息處理 信息交換用7位編碼字符集 GB 2312-1980 信息交換用漢字編碼字符集 基本集 GB 3469-1983 文獻類型與文獻載體代碼 GB/T 7156-2003 文獻保密等級代碼 GB/T 7408-1994 數據元和交換格式 信息交換 日期和時間表示法 GB/T 15418-94 檔案分類標引規則 DA/T 1-2000 檔案工作基本術語 DA/T 13-94 檔號編制規則 DA/T 18-1999 檔案著錄規則 DA/T 19-1999 檔案主題標引規則 DA/T 22-2000 歸檔文件整理規則 國家檔案局 編制全國檔案館名稱代碼實施細則 術語和定義 下列術語和定義適用于本標準。 3.1 檔案目錄數據庫 是將描述檔案內容和形式特征的數據按一定格式存入計算機存儲器所形成的數據集合。具有數據的檢索、存取、修改、增刪和整理等功能。 3.2 數據記錄 是描述某一案卷或文件所有特征的數據集合。每條數據紀錄由若干數據字段組成。 3.3 數據字段 是描述案卷或文件的某一方面特征的數據。 3.4 字段類型 是指數據字段的基本屬性。本標準使用兩種字段類型:字符型和數字型。 3.5 字段長度 是指字段所包容字符的最大個數。 3.6 代碼 是一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數字、字母、漢字及其它符號。 3.7 檔案著錄 是對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。 3.7.1 文件級著錄 是以單份文件或多份內容密切相關的文件組合為著錄對象的檔案著錄。 3.7.2 案卷級著錄 是以一個案卷或多個內容密切相關的案卷組合為著錄對象的檔案著錄。 3.8 檔案目錄數據交換 是指在計算機網絡上傳輸或以磁性介質、光盤等為載體,通過計算機進行的檔案目錄數據交換。 4 檔案目錄數據庫結構 4.1 文件級.DBF目錄數據庫結構 文件級目錄數據庫中的數據記錄由21個數據字段組成。字段名稱、字段名、字段類型及字段長度見表1。 表1 文件級.DBF目錄數據庫結構 序號 字段名稱 字段名 字段類型 字段長度 備注 1 檔案館代碼 DAGDM 字符型 6 2 檔號 DH 字符型 24 3 縮微號* SWH 字符型 30 4 電子文檔號* DZWDH 字符型 24 5 題名 TM 字符型 250 6 文件編號 WJBH 字符型 100 7 責任者 ZRZ 字符型 100 8 時間 SJ 字符型 40 9 保管期限 BGQX 字符型 4 10 密級 MJ 字符型 4 11 解密劃控 JMHK 字符型 4 12 載體類型* ZTLX 字符型 10 13 載體數量* ZTSL 數字型 3 14 載體單位* ZTDW 字符型 10 15 載體規格* ZTGG 字符型 20 16 稿本* GB 字符型 10 17 分類號 FLH 字符型 24 18 檔案主題詞 DAZTC 字符型 100 19 公文主題詞* GWZTC 字符型 100 檔案室著錄 20 文件狀況* WJZK 字符型 20 21 附注* FZ 字符型 100 注:帶“*”者為選擇著錄項目 4.2 案卷級.DBF目錄數據庫結構 案卷級目錄數據庫中的數據記錄由16個數據字段組成。字段名稱、字段名、字段類型及字段長度見表2。 表2 案卷級.DBF目錄數據庫結構 序號 字段名稱 字段名 字段類型 字段長度 備注 1 檔案館代碼 DAGDM 字符型 6 2 檔號 DH 字符型 24 3 縮微號* SWH 字符型 30 4 題名 TM 字符型 250 5 責任者 ZRZ 字符型 100 6 起始時間 QSSJ 字符型 20 7 終止時間 ZZSJ 字符型 20 8 保管期限 BGQX 字符型 4 9 解密劃控 JMHK 字符型 4 10 載體類型* ZTLX 字符型 10 11 載體數量* ZTSL 數字型 3 12 載體單位* ZTDW 字符型 10 13 載體規格* ZTGG 字符型 20 14 分類號 FLH 字符型 24 15 檔案主題詞 DAZTC 字符型 100 16 附注* FZ 字符型 100 注:帶“*”者為選擇著錄項目 5 著錄項目細則 5.1 著錄項目的選擇 分為必要項目和選擇項目。 5.1.1 必要項目 必須著錄的項目。 5.1.2 選擇項目 除必要項目外均為選擇項目。見本標準第4.1條、4.2條所列項目帶“*”者。 5.2 著錄要求 5.2.1 檔案館代碼 根據《全國檔案館名稱代碼》(中國檔案出版社出版)賦予的檔案館代碼著錄(檔案室此項不著錄)。 5.2.2 檔號 依據DA/T 13-94《檔號編制規則》編制的檔號結構為: 全宗號-案卷目錄號-案卷號-件號、頁(張)號 文書立卷改革后,檔案室按照DA/T 22-2000《歸檔文件整理規則》整理的檔案目錄,檔號結構為: 全宗號-年度-保管期限-件號 或 全宗號-年度-保管期限-機構(問題)-件號 5.2.2.1 全宗號 × ××× 全宗順序號 全宗屬性代碼 全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性,后三位用阿位伯數字標識某一屬類全宗的順序號。一個檔案館(室)內全宗號不得重復。全宗號的格式是: 5.2.2.2 案卷目錄號 ××× 案卷目錄號 案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間,不同組織機構,不同保管期限,不同專題或不同載體形態設置。一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。案卷目錄號以三位阿拉伯數字標識。案卷目錄號的格式是: 5.2.2.3 案卷號 一個案卷目錄內的案卷號按排列次序流水編號,不得重號。案卷號用四位阿拉伯數字標識。案卷號的格式是: ×××× 案卷號 5.2.2.4 年度 按照DA/T 22-2000《歸檔文件整理規則》整理的檔案,年度指文件形成年度,是一種分類方法。年度以四位阿拉伯數字標識公元紀年。如:“2003”。 5.2.2.5 件號、頁(張)號 按照DA/T 13-94《檔號編制規則》著錄。 5.2.2.5.1 件號 ××× 件號 件號用三位阿拉伯數字標識。案卷內文件按排列次序流水編號,同一案卷內件號不得重復,不應有空號。件號的格式是: 5.2.2.5.2 頁(張)號 頁(張)號用三位阿拉伯數字標識。案卷內文件各頁(張)按排列次序流水編號,有字跡的頁(張)均應編號,同一案卷內頁(張)號不得遺漏或重復,不應有空號。頁(張)號的格式是: ××× 頁(張)號 5.2.3 縮微號 檔案縮微制品的編號。 5.2.3.1 案卷縮微號 a) 用縮微膠卷拍攝的案卷,其縮微號推薦格式由全宗號、盤號、案卷地址號組成: ××××-×××-××× 案卷地址號 盤號 全宗號 其中全宗號根據DA/T 13-94《檔號編制規則》編制;盤號是在一個全宗內,按拍攝先后順序給每盤縮微品的編號,用三位數表示; 案卷地址號即案卷在縮微膠卷中的順序號。例如,A007全宗第23卷至35卷縮微于第56盤膠卷,則第23卷在膠卷中排序為1,其地址號就是001,第24卷在膠卷中排序為2,其地址號就是002……依次類推,第35卷地址號為013。由此,第23卷縮微號為:A007-056-001。 b) 用縮微平片拍攝的案卷,其縮微號推薦格式由全宗號、平片號組成: ××××-××××× 平片號 全宗號 其中,全宗號根據DA/T 13-94《檔號編制規則》編制;平片號是在一個全宗內,按拍攝先后順序給每張縮微平片的編號,一般由五位數組成。 5.2.3.2 文件縮微號 a) 用縮微膠卷拍攝的文件,其文件的縮微號是在案卷縮微號(見5.2.3.1.a)后用連線“-”加上文件件號或所在頁號,件號或頁號用三位數表示。 b) 以縮微平片形式拍攝的文件,其文件縮微號是在案卷縮微號(見5.2.3.1.b)后用連線“-”加上文件件號或所在頁號,件號或頁號用三位數表示。 5.2.4 電子文檔號 檔案館、室管理電子文件的一組符號代碼。推薦使用由存儲介質代碼、全宗號、盤號及電子文件名稱四部分組成的格式。其中,存儲介質代碼用字母表示, “GP”表示光盤,“CD”表示磁帶,“CP”表示磁盤;全宗號根據DA/T 13-94《檔號編制規則》編制;盤號用數字表示,一般為二位數;電子文件名稱可根據管理方便的原則自行規定。各個部分之間用“-”號連接。 示例:CD-A007-03-LDF9002.TXT 5.2.5 題名 包括文件題名和案卷題名。 5.2.5.1 文件題名 a) 一般照原件著錄,如原件沒有題名,則應自擬題名,并加“[ ]”號。原題名不能反映文件主要內容時,原題名照錄,并據其內容另擬題名,加“[ ]”號附后。 b) 文件除正題名外,有并列題名、副題名、說明題名文字時,應按序依次著錄。其中,并列題名是以另一種語言文字書寫的與正題名相對照的題名。正題名與并列題名之間加“=”號。副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。說明題名文字是指在題名前后對檔案內容、范圍、用途等的說明文字。副題名、說明題名文字前加“:”號。 c) 文件題名中的責任者與責任者項的內容重復時可省略不著。但如果責任者名稱是題名不可缺少的組成部分時,則應將責任者名稱作為題名的一部分著錄。 5.2.5.2 案卷題名 一般照錄原文,原題名不能揭示案卷內容或語句冗長不通時,應修改后再著錄。 5.2.6 文件編號 文件制發過程中,由制發機關、團體或個人賦予文件的順序號。包括發文字號、科研試驗報告流水號、標準規范類文件的統編號、圖號等。 5.2.6.1 文件編號除年度用“[ ]”號、序號用阿拉伯數字外,其余照原文字和符號抄錄。 5.2.6.2 聯合發文有多個文件編號的文件,一般只著錄一個文件編號,但立檔單位的文件編號必須著錄。若著錄多個文件編號,中間用“;”隔開。 5.2.7 責任者 對檔案內容進行創造、負有責任的團體或個人。 5.2.7.1 個人責任者一般只著錄姓名,必要時在姓名后著錄與文件相應的單位、職務、職稱,并加“()”號。 5.2.7.2 團體責任者必須著錄全稱或不發生誤解的通用簡稱,同一團體責任者的名稱前后著錄應一致。 示例1:中國共產黨山東省委員會或中共山東省委 示例2:山東省科學技術委員會或山東省科委 示例3:山東省婦女聯合會或山東省婦聯 以上不應簡稱為“省委”、“省科委”、“本委”、“省婦聯”。 5.2.7.3 責任者有多個時,最多著錄三個責任者,其中列居首位的責任者及立檔單位本身是責任者的必須著錄,被省略的責任者用“[等]”表示,各責任者之間以“;”號相隔。 5.2.7.4 文件所署責任者為代稱、別名、筆名時,應照原文著錄,另將其真實名稱加“( )”附后。 示例1:沈偉(中共山東省委) 示例2:又銘(鄧恩銘) 5.2.7.5 未署責任者或原責任者不完整、不準確時,應著錄考證出的正確的責任者,并加“[ ]”號。 5.2.7.6 會議文件責任者應寫明會議全稱、舉行的屆次數。 示例:山東省第九屆人民代表大會第二次會議 5.2.8 時間 按著錄對象的不同,分為文件形成時間和卷內文件起止時間。 5.2.8.1 文件形成時間 一般公私文書、信札為發文時間,決議、決定、命令、法令、規程、規范、標準、條例等規范性文件為通過或發布時間,條約、合同、協議為簽署時間,技術評審證書、技術鑒定證書、轉產證書為通過時間,獲獎證書、發明證書、專利證書為頒發時間,科研試驗報告、學術論文為發表時間,工程施工圖、產品加工圖為設計時間,竣工圖為繪制時間,原始試驗記錄、測定檢修數據為記錄時間。 a) 文件形成時間由8位阿拉伯數字表示,第1~4位數表示年度,第5~6位數表示月份,第7~8位數表示日期。 示例1:某文件形成時間為1956年2月18日。 應著錄:19560218 示例2:某文件形成時間為1972年12月1日。 應著錄:19721201 b) 文件時間凡出現農歷、民國紀年或地支代月、韻目代日的,一律轉換成公元紀年,不加注。 c) 原文件未署時間或所署時間有誤者,應著錄考證出的準確的文件時間,并加“[ ]”號。 示例1:某文件未署形成時間,經過考證為1954年1月8日。 應著錄:[19540108] 示例2:某文件所署時間1960年10月6日,但文件中所述事件發生與文件形成時間明顯不符,經過考證應為1964年10月6日。 應著錄:19601006[19641006] d) 文件時間不完整或部分時間字跡不清時,仍著錄原時間,原時間中缺少或字跡不清部分以“0”補之,考證出的時間根據不足時,在其后加“?”字符。 示例1:某文件所署形成時間1965年10月。 應著錄:19651000 示例2:某文件所署形成時間12月6日,經考證年代為1957年。 應著錄:00001206[19571206] 示例3:某文件所署形成時間1955年其中月份、日期不清,經考證應為12月1日,但是根據不是很充分。 應著錄:19550000[19551201?] e) 由若干份文件為對象著錄一個條目時,著錄其中最早和最遲形成的文件時間,中間用“-”連接。 示例:某文件組合有1951年6月8日;1951年7月15日;1953年8月3日;1953年12月11日4份文件。 應著錄為:19510608-19531211。 5.2.8.2 案卷內文件起止時間 a) 起始時間 案卷內形成最早的文件日期。著錄方法同5.2.8.1。 b) 終止時間 案卷內形成最晚的文件日期。著錄方法同5.2.8.1。 5.2.9 保管期限 根據檔案價值確定的檔案應該保存的時間。一般分為永久、長期、短期三種。保管期限一般按案卷組成時所定保管期限著錄,若已更改的,應著錄新的保管期限。 5.2.10 密級 密級一般按文件形成時所定密級著錄,對已升、降、解密的文件,應著錄新的密級,公開級、國內級可不著錄。 密級按GB/T 7156-2003 文獻保管等級代碼表劃分為六個級別,名稱代碼見表3。 表3 文獻保密等級代碼 名 稱 數字代碼 漢語拼音代碼 漢字代碼 公開級 0 GK 公開 國內級 1 GN 國內 內部級 2 NB 內部 秘密級 3 MM 秘密 機密級 4 JM 機密 絕密級 5 UM 絕密 5.2.11 解密劃控 遵照《檔案法》有關條款,根據檔案文件形成時間及文件內容確定檔案是向社會開放還是繼續保密控制使用。檔案館已確定為開放的文件或案卷,此項不著,不開放的文件或案卷則著錄“控制”或“K”字。 5.2.12 載體類型 檔案載體物質形態的種類。分為甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張為載體的檔案一般不予著錄,其他載體類型據實著錄。 5.2.13 載體數量及單位 數量為阿拉伯數字,單位用檔案物質形態的統計單位,如“件”、“頁”、“張”、“冊”、“盒”、“盤”等。 5.2.14 載體規格 檔案載體的尺寸及型號。如:16開、A4、105mm×148mm、3.5英寸。 5.2.15 稿本 文件的文稿、文本和版本。分為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、影印本等。稿本應據實著錄。 5.2.16 分類號 根據檔案分類法確定的檔案所屬類目的符號。 5.2.16.1 分類號應依據《中國檔案分類法》(第二版)和GB/T 15418-94《檔案分類標引規則》進行標引。 5.2.16.2 檔案分類標引應根據檔案的主題內容、價值、實際用途等因素,選定適當的標引深度,一般不超過3個分類號,各分類號之間用“+”號連接。 5.2.16.3 歸類相互交叉情況的處置 a) 采取集中歸類與分散歸類相結合的辦法。例如:機構、人事方面的檔案,根據《中國檔案分類法》的類目設置,應按黨、政、軍系統分別歸類,但某些系統(如科研系統)的機構、人事檔案則在本專業類相對集中。又如:計劃、統計、基本建設、設備、經費方面的檔案,屬于綜合性的分別歸于“JA 計劃”、“ JD 統計”、“R 城鄉建設、建筑業”、“NJ 機械工業”、“KA 財政”,屬于各專業的則分別歸入相關專業類。 b) 采取規定宜入類目的辦法。例如:標準、計量方面的檔案,根據《中國檔案分類法》類目設置,既可歸入“U 標準、計量、專利”類,也可歸入各專業類下所設的“UA 標準”、“UB 計量”類。實際工作中,可根據本部門檢索需要,在分類表中規定其中一個類目為實際使用類目,并在另一重復類目下注明“宜入×××類”。 5.2.17 主題詞 揭示檔案主題內容的規范化的詞或詞組。 5.2.17.1 主題詞應依據《中國檔案主題詞表》或本專業、本單位的規范化詞表及DA/T 19-1999《檔案主題標引規則》進行標引。 5.2.17.2 一個案卷或文件的主題詞一般控制在10個以內,各個主題詞之間空一個漢字的位置。 5.2.17.3 專用名詞如機構名稱、人名、地名、會議名稱等,已編入詞表的,要選用詞表中的正式主題詞。例如:王盡美(王瑞俊、王灼齋)應標引為“王燼美”;未編入詞表中的,則應選用統一的自然語言進行標引。 5.2.17.4 詞表中若出現兩個或兩個以上的正式主題詞表達同一概念語義時,應在詞間規定用(Y)、代(D)關系,避免分散標引。例如:《中國檔案主題詞表》正式主題詞中,有戰史、勞模、國民黨、政治局會議,同時也有戰爭史、勞動模范、中國國民黨、中央政治局會議,則應分別規定其中最常用、最通用的一個詞為正式主題詞,另一個同義詞為非正式主題詞。 5.2.18 文件狀況 根據檔案載體的完好程度著錄。著錄時用字母或漢字代碼標識。文件狀況標識符號對照表見表4。 表4 文件狀況標識符號對照表 文件狀況 漢字代碼 字母代碼 載體破損 破損 A 字跡褪變 褪變 B 載體老化 老化 C 其他情況 其他 D 5.2.19 附注 對各個數據字段的補充解釋與說明。依各項目的順序依次著錄,項目以外需解釋和說明的列在其后。 5.2.19.1 各數據字段需要注明的事項 主要注明同一文件的不同題名或其他稱謂、責任者、時間考證依據或著錄來源等。 示例1:題名又稱“三大方案報告” 示例2:責任者系根據統計表制發機關確定 示例3:文件時間系刊物所載時間 5.2.19.2 各數據字段以外需要注明的事項 主要注明文件附件題名、文件的特殊來源如捐贈、購買、交換、復制、寄存等、文件的真偽判斷等情況。 示例1:此件復制于中央檔案館 示例2:該件由×××于××××年捐贈 6 檔案目錄數據交換 6.1 檔案目錄數據交換格式 交換檔案目錄數據的文件格式,本標準規定擴展名為.DBF的Xbase關系型數據庫文件作為檔案目錄數據交換的文件格式。 6.2 檔案目錄數據交換要求 6.2.1 .DBF數據庫文件名格式: × ×××××× ×××× ××.DBF 庫文件編號 數據交換年度 檔案館代碼(全宗號) 數據級別代碼 a) 數據級別分為文件級和案卷級。文件級用漢語拼音字母“W”標識;案卷級用漢語拼音字母“A”標識。 b) 檔案館代碼著錄方法同5.2.1。 c) 全宗號著錄方法同5.2.2.1。 d) 數據交換年度著錄方法同5.2.2.5。 e) 當庫文件長度超過存貯介質容量時,分割為若干個庫文件存貯,并按順序進行編號。庫文件編號從01~99順序編制。 示例1:建庫單位是中共山東省委,數據交換級別是文件級數據庫,全宗號A001,數據交換年度2001年,庫文件編號為2號。 庫文件名著錄為:WA001200102.DBF。 示例2:建庫單位是濟南市檔案館,數據級別是案卷級數據庫,檔案館代碼437002,數據交換年度2002年,庫文件編號為1號。 庫文件名著錄為:A437002200201.DBF。 6.2.2 經過加密處理的數據,交換時必須提供解密手段。 6.2.3 經過壓縮處理的數據,交換時必須提供解壓縮手段。 6.2.4 檔案目錄數據交換建議使用光盤、可移動磁盤,不推薦使用3.5英寸軟盤。網上傳遞僅限于沒有密級的目錄數據。 6.2.5 檔案目錄數據交換盤應帶有外部標識,注明全宗名稱、全宗號、相關年度及盤號,館際之間檔案目錄數據交換要注明檔案館代碼。 6.2.6 檔案目錄數據交換盤應確認為無病毒盤才能接收。 6.3 本標準涉及的各種符號,如“=”、“+”、“[ ]”、“.”等,錄入時,一律用半角字符。
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