歡迎光臨山東鼎博娱乐檔案科技有限公司官網

山東鼎博娱乐檔案科技有限公司

銷售熱線

0531-82034366

機關文書檔案歸檔整理方法和步驟

文章出處: 人氣:發表時間:2018-11-08 13:39:14

機關文書檔案歸檔整理方法和步驟
                    一般情況下,歸檔文件整理大致有文件材料收集、分年度、分級別、分類別、分保管期限、文件裝訂、排列、加蓋填寫歸檔章、編目、裝盒、入庫等程序。

 一、文件收集

 收集工作就是按照黨和國家的有關規定要求,通過一定的方式和手續,把分散在機關各科室部門、個人手中或散失在其它地方的文件材料,集中到單位檔案室實行集中統一管理。收集工作是檔案工作的基礎,是檔案工作中極為重要的一環,文件材料收集要做到齊全完整。

 對于文書檔案,要依照國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》對單位文書檔案材料進行收集,要以“我”為主,即本機關單位形成的文件材料是收集歸檔重點。我們不僅要重視紅頭文件,還應重視其他非紅頭形式文件收集,如會議記錄、會議紀要、工作總結報告、黨團員(干部)名冊、介紹信、人員調配、工資表、各種統計報表、合同協議等等。總之,凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

 二、分年度

 分年度就是區分文件材料的所屬年度,把不同年度的文件分開。不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。一般根據文件成文最后的落款日期進行劃分。有幾種特殊情況:跨年度召開的會議文件材料歸入會議結束年;跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結的年度;跨年度的復文一般應與來文或去文一起歸入復文的年度;跨年度的計劃規劃歸入開始年,跨年度的總結歸入最后一年。

 三、分級別

 分級別就是在保持文件之間有機聯系的基礎上,將上級機關、本機關、同級機關與不相隸屬機關和下級機關的文件材料分開整理。但對聯系密切的文件,如請示與批復等,不能為了分級別而將其分割開。實際操作中我們可將文件大致分為國家、省、市、縣等級別。

 四、分類別

 分類別就是根據本機關制定的文書檔案分類方案,將每份文件進行分類。可分為組織機構分類法和問題分類法。組織機構分類法,就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。問題分類法,就是按照文件材料所記述和反映的問題進行分類。我縣大部分機關單位采用“問題分類法”,都制定了《本機關文書檔案分類方案》,依據該方案對文件進行劃分類別,在劃分類別時一般同時要求提煉出歸檔文件的主題詞,將文件所在類別和主題詞用鉛筆在文件左上角標出。

 五、分保管期限

 機關文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。劃分保管期限時要按照本機關文書檔案保管期限規定進行。在這里,我們將國家檔案局8號令第七、八條關于文書檔案永久、定期的內容摘錄如下,供參照劃分期限。

 永久保管的文書檔案主要包括:

 (一)本機關制定的法規政策性文件材料;

 (二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料;

 (三)本機關職能活動中形成的重要業務文件材料;

 (四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示,重要的報告、總結、綜合統計報表等;

 (五)本機關機構演變、人事任免等文件材料;

 (六)本機關房屋買賣、土地征用,重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料;

 (七)上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料;

 (八)同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

 定期保管的文書檔案主要包括:

 (一)本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料;

 (二)本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料;

 (三)本機關人事管理工作形成的一般性文件材料;

 (四)本機關一般性事務管理文件材料;

 (五)本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示,一般性工作報告、總結、統計報表等;

 (六)上級機關制發的屬于本機關主管業務[本文來自文秘網轉載請保留此網址]的一般性文件材料;

 (七)上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料;

 (八)同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料;

 (九)下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

 六、文件裝訂

 文件裝訂就是采用符合檔案保護要求的裝訂材料,將歸檔文件以“件”為單位裝訂在一起。一般采用棉線使用縫紉機或“三孔一線”方法左側裝訂,且將文件左、下側對齊。裝訂前應對破損的、字跡易褪變的文件進行修裱、復制,對超大紙張的文件進行折迭,去除文件上易銹蝕的金屬物等;裝訂時,要按一定順序給文件排序,一般順序為:正文在前,簽批單、底稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發文在前,被轉發文在后;收文處理閱辦單在前,正式文件在后;來文和復文作為一件時,復文在前,來文在后。

 七、文件排列

 文件排列,就是依據事由原則確定全宗內歸檔文件先后順序的過程。機關文書檔案的文件排序首先需在同一個保管期限內將同一事由的文件排列在一起,同一事由的文件可按文件重要程度排列,也可按文件形成的時間先后順序排列。其次將不同事由的文件按照文書檔案分類方案中的不同問題、分類集中排列起來。對于某一次會議材料、統計報表、信息簡報等成套性的文件應集中排列在一起,保管期限按照其中文件的最高期限來劃定。

 八、加蓋、填寫歸檔章

 歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。項目有全宗號、年度、件號、類別、保管期限、盒號等。式樣如下:

 蓋歸檔章和填寫內容時需用耐久性材料,如紅色印泥、碳素墨水等。

 全宗號是檔案館給立檔單位所編制的代號。沒有向縣檔案館進行過移交的單位沒有全宗號,暫時可不填寫,待檔案館給定全宗號后再填寫。

 類別是按單位制定的文書檔案分類方案中的大類,可簡寫為“一、二、三”等。

 年度是歸檔文件的形成年度,用4位阿拉伯數字填寫,如“2005”,不能簡化為“05”。

 期限是按照已確定的歸檔文件保管期限,分別填寫“永、30年、10年”。

 件號是文件的排列順序號,同一保管期限、同一年度內從“1”開始編號,即永久、30年、10年分別編號,每年形成三個流水號。

 盒號是文件所存放的檔案盒位置號。同一保管期限從“1”開始編號,可一年一年續編;也可以同一保管期限、同一年度內從“1”開始,即永久、30年、10年分別編號,每年形成三個流水號。

 九、裝盒

 裝盒將歸檔文件按照件號的先后順序裝入檔案盒。基本要求是將同一年度、同一保管期限的歸檔文件,根據檔案數量多少裝不同規格型號的檔案盒。不同年度、不同保管期限的歸檔文件不應混裝入同一盒內。同一類別的檔案可根據數量多少可裝一盒或多盒,保證檔案材料與盒的厚度適宜即可。

 盒脊及封面和備考表需填寫完整仔細。盒脊及封面要與歸檔章填寫項目一致,并注意規范整潔,美觀大方。封面主要填寫的項目是全宗名稱即立檔單位的全稱;盒脊背填寫項目主要包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號、盒號等,其中,起止件號填寫盒內第一份歸檔文件的件號和最后一份歸檔文件的件號,中間用“—”連接。結合實際操作,建議盒脊背與封面內容均沿盒線居中的位置用印章加蓋。備考表主要是對盒內歸檔文件作必要的注釋說明,主要包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期,其中,盒內文件情況說明重點填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

 十、編目

 編目即編制歸檔文件目錄,需按照排列確定好的順序以“件”為單位逐一編目。在目錄中一件即為一條條目。結合縣檔案館使用的八九數碼檔案管理軟件信息系統,為便于移交檔案目錄轉入軟件數據庫,歸檔文件目錄使用Excel格式,內容設置樣式如下:

 全宗名稱為立檔單位全稱。

 年度為歸檔文件形成年度,用4位阿拉伯數字。

 保管期限為永久、30年、10年。

 盒號、件號與歸檔章上的填寫保持一致。

 文號為文件的發文字號。

 題名為文件標題,沒有標題或標題不規范的應自擬標題,外加方括號“[]”。

 責任者為發文機關或署名者。聯合發文是多個責任者的,可填主辦單位。

 成文時間為文件的形成時間,以8位阿拉伯數字標注年月日,如“20050102”。

 頁數為該份歸檔文件的總頁數,文件中只要有圖文的頁面均為一頁。

 備注填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。

 為方便檢索,歸檔文件目錄需按保管期限永久、30年、10年分別裝訂成冊并編制封面。封面上需設置全宗名稱、年度、保管期限、檔案門類等項目。

 十一、入庫上架

 整理好的文書檔案要放入檔案庫房,并按照自上而下、從左向右的順序排列入櫥。


本文《機關文書檔案歸檔整理方法和步驟》來自轉載請保留來源網址
查找更多范文請訪問文秘網

訪問量:
此文關鍵詞: