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企業檔案管理的十大發展趨勢

文章出處: 人氣:發表時間:2018-11-08 11:10:23

近年來,隨著經濟社會快速發展,企業內外環境發展急劇變化,企業檔案管理呈現出一些新的發展趨勢。

一、法規遵從

法規遵從(Regulatory Compliance)是指企業在業務活動中,要遵守各項法律法規和規章制度,而且能證明自身確實遵守了相關要求。檔案記錄了企業各項業務活動的依據、過程和結果,是企業守法、合規、誠信經營的可追溯性證明。實現法規遵從要求企業依法、有效地管理檔案,保證信息的真實性、完整性、可用性和安全性,為企業活動提供合法性證明。

對法規遵從的強調,始于美國的《薩班斯法案》。2001年,包括安然能源、冠群電腦、世界通訊、施樂公司等在內的多家美國大公司,相繼爆出偽造文件、銷毀檔案、進行財務欺詐的丑聞。為了重拾投資者信心,加強對企業的監管,2002年,美國國會通過《上市公司財務改革和投資者保護法案》(又稱《薩班斯法案》,Sarbanes-OxleyAct),對在美上市公司的文件存檔作出了嚴格規定,強調通過審計檔案來審計企業行為,以實現對企業的監管。《薩班斯法案》規定,如果公司故意銷毀、偽造文件、檔案,將被處以罰款或最高20年的監禁。此后不久,美國證券交易委員會(SEC)對摩根斯坦利、美林、城市銀行和德意志銀行等券商處以巨額罰款,原因即是這些公司的電子郵件保存不全。2004年,巴塞爾銀行監管委員會通過針對金融業的“新巴塞爾資本協定”(New Basel Capital Accord),對企業信息備存與電子舉證機制的建立進行了規范。2008年,我國財政部、證監會、審計署、銀監會和保監會聯合頒布《企業內部控制基本規范》,對企業信息的真實完整、文件的存儲和保管提出了要求。

上述法規有三個基本要求:一是數據存儲(Storage)。要求企業的數據必須真實、完整地保存起來,直至法規和政策所規定的期限結束;數據保存期間,必須從技術上保證其不被修改和刪除。二是安全利用(Access)。企業應充分保護數據中的隱私和情報成分,同時數據應該在安全存儲的前提下被安全利用。三是審計(Account)。要求企業保留數據主體,同時對數據的訪問過程進行封存,滿足法規和政策的審計要求。法規遵從對企業檔案管理提出了新的嚴格要求,也督促公司管理層更加重視檔案管理。

二、資產化

資產是指對過去的交易或事項形成的、由企業擁有或控制的、預期會給企業帶來經濟利益的資源。檔案的信息、知識屬性決定了其經濟價值,尤其是在知識經濟時代,檔案作為企業無形資產的地位更加凸現。國際標準《信息與文獻—文件管理》(ISO15489)指出:“文件是有價值的信息資源和重要的企業資產。”國際標準《信息與文獻—文件管理系統—基礎和術語》(ISO30300)進一步明確:“文件作為一種信息資源,是組織智力資本的一部分,因此也屬于組織的資產。”我國檔案行業標準《企業檔案工作規范》(DA/T42)也強調:“企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。”

在實踐中,1992年上海海洋地質調查局在參與組建上海石油天然氣公司時,以其東湖油氣田勘探階段所獲得的檔案估價1.2億元作為注冊資本認繳。2000年,歐盟估計,歐盟各國政府以電子文件為主體的信息資源蘊涵了4700億歐元的價值。2000年英國發布了《信息資產登記》和《評估信息資產:政府組織機構電子文件的鑒定》,用于英國聯邦政府機構對包括檔案在內的信息進行資產登記和評估。2008年全國人大代表、富潤控股集團有限公司董事局主席趙林中提出:要像“離任財務審計”一樣,對黨政機關、企事業單位法定代表人進行“離任檔案審計”,并納入《檔案法》。將檔案視為資產,進行登記、評估和審計,將成為企業檔案管理的重要趨勢之一。

三、企業文化

一流企業做文化,二流企業做技術,三流企業做產品。我國企業要做大做強,做成百年基業的卓越公司,必須努力培育良好的企業文化。而企業文化的培育離不開良好的檔案管理。檔案是企業歷史的沉淀物,是公司文化的固化物。世界許多知名企業,如美國電話電報公司、福特汽車、IBM、西門子、巴斯夫、拜耳等,都十分重視檔案管理,重視對企業歷史的研究。這些公司的檔案館還收藏了大量具有文物價值的產品、紀念品等,兼具公司博物館和工業文化遺產陳列館的功能。我國許多企業檔案部門也越來越重視挖掘企業歷史與文化,弘揚公司的優秀傳統、增加公司的歷史積淀、提高公司的文化氣質,促進公司競爭力提升和可持續發展。

四、標準化

標準化是人們在生產建設活動中,廣泛地將科學研究成果和生產實踐經驗進行總結,形成共同準則,并加以普遍推行的活動。標準化內含著統一、簡化、協調和最優化的基本原理。推行標準化是大規模社會化生產的基本要求。多年來,我國企業檔案界一直強調推行標準化,但實際工作中,主要遵循的是國家標準和行業標準,而較少關注國際標準。隨著經濟全球化、經營跨國化,采用國際標準成為現代企業的基本趨勢和必然要求。而且,許多國際標準反映了某一領域內的先進理念和最佳實踐,卓越企業應該以權威的國際標準為指引。

檔案管理領域的國際標準主要由ISO/TC46/SC11(國際標準化組織檔案/文件管理分技術委員會)負責制訂。目前,ISO/TC46/SC11制定的以下標準值得企業檔案部門關注:《信息與文獻—文件管理系統—基礎和術語》(ISO30300)、《信息與文獻—文件管理系統—需求》(ISO30301)、《信息與文獻—文件管理》(ISO15489)、《信息與文獻—文件管理過程—文件元數據管理》(ISO23081)、《信息與文獻—用于文件的工作過程分析》(ISO26122)、《信息與文獻—文件數字化實施指南》(ISO13028)、《信息與文獻—數字文件的轉換和遷移流程》(ISO13008)和《信息與文獻—電子環境下文件管理原則與功能需求》(ISO16175)等。

五、組織記憶

“記憶”原為生物學、心理學概念,是指個人在日常生活過程中有意識或無意識地對其經驗、事物等的保存和再現。記憶是一個人生存和成長的基礎。后來,社會學家提出了“集體記憶”“社會記憶”的概念。集體記憶是所屬群體共同的精神財富、文化紐帶。上世紀末,“記憶”被引入檔案學領域。1996年加拿大檔案學家特里·庫克在第十三屆國際檔案大會上指出,全世界檔案人員仍然在建造記憶宮殿。2000年第十四屆國際檔案大會上,西班牙國王胡安·卡洛斯指出:“檔案館是保存人類記憶的各種表現形式,保存社會記憶、個人記憶的最權威場所。”2004年第十五屆國際檔案大會主題即為“檔案、記憶和知識”。ISO15489提出,文件給組織帶來的收益之一即是“維護組織記憶、個人記憶或社會記憶”;ISO30300也強調,實施文件管理系統的目標之一是“維護企業或集體記憶并承擔社會責任”。

管理學界也提出了“組織記憶”的概念。組織記憶是指將過去的知識應用于現在的活動,并以此來提高組織的業務水平,其本質上就是企業的經驗性知識、歷史性知識。組織記憶與組織智能、學習型組織、人工智能、知識管理系統、組織和個人發展等概念密切相關,甚至等同于知識管理。王兆祥等指出:“企業記憶系統是指企業內部通過識記、保持、回憶等方式,積累和保持知識的系統。它主要由以下要素組成的:企業內全部成員的大腦,文件、合同、檔案資料、圖書、電腦存儲器等各種形式的信息存儲介質等。”可見,檔案是組織記憶的重要組成部分,傳承組織記憶應該成為企業檔案管理的重要目標。從組織記憶的角度審視檔案,為企業檔案管理提供了新的思路。

六、知識管理

在當今知識經濟時代,知識是唯一有價值的資源,知識管理是企業管理的基本范式。知識管理有兩種基本模式:一是編碼化模式(CodificationMode),強調借助信息技術構建知識庫,通過“人—文檔—人”途徑,實現對顯性知識的管理與開發;二是人性化模式(PersonalizationMode),強調投資于人力資源,培養知識交流氛圍,通過“人—人”途徑,實現對隱性知識的共享與利用。檔案是企業顯性知識的“沉積容器”和隱性知識顯性化的“編碼工具”。編碼化知識管理本質上是一種知識化的、高級的檔案管理。早在1994年,特里·庫克就提出,檔案工作者應該從實體保管者向知識提供者過渡。2002年,張斌提出:“企業檔案是企業重要的知識資源,企業檔案管理是企業知識管理的重要內容。”2007年,徐擁軍進一步提出“檔案知識管理模式”(“以知識管理為導向的檔案管理”和“以檔案管理為基礎的知識管理”),認為檔案管理應該向知識管理方向創新、拓展,知識管理可以從檔案管理切入、起步。

早幾年,由于忽視檔案管理,知識無法固化,許多公司的知識管理失敗了。近年來,越來越多的知識管理經理認識到,知識管理要落地,離不開檔案管理。另一方面,許多企業檔案部門也更加積極地參與知識管理,有的甚至成為公司知識管理的主導者或牽頭單位。當前,企業檔案管理在完成從實體管理到信息管理的發展后,正經歷著從信息管理到知識管理、從知識管理向知識服務的過渡。

七、集成管理

集成是指將一些孤立的事物或元素通過某種方式集中在一起,產生聯系,從而構成一個有機整體的過程。集成管理是為實現系統目標而進行的縱向與橫向的整合與優化。企業檔案管理領域的集成包括以下幾個層面:一是資源集成,包括文件與檔案的集成(一體化)、圖書情報和文檔的集成(一體化)、結構化數據和非結構化數據的集成。未來企業將不再嚴格區別文件與檔案、圖書情報與檔案、結構化數據與非結構化數據,而是將它們都視為信息資源(信息內容)予以統一管理。二是系統集成,即檔案管理系統與業務系統的集成。先期主要構建業務系統與檔案管理系統的接口,實現業務系統的數據自動歸檔于檔案管理系統;最終將實現檔案管理系統與業務系統的無縫銜接。部分企業也可以不建設單獨的檔案管理系統,而是將檔案管理功能嵌入業務系統中。三是流程集成,即將文件/檔案管理嵌入業務流程中,以文件/檔案信息流支撐業務流。四是標準集成,即將文件/檔案管理納入ISO9000質量管理體系、ISO14000環境管理體系、OHSAS18000職業健康安全管理體系、ISO27000信息安全管理體系。

八、風險管理

隨著科學技術飛速發展和全球化快速推進,人類社會已經步入一個充滿不確定性的“風險社會”。無論是自然災害,如2008年汶川大地震、2011年日本地震海嘯,還是人為災難,如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克戰爭,都嚴重損毀了大量珍貴的檔案,帶來無法挽回的損失。“9.11”事件之后,世貿大樓許多公司因為業務數據全部被毀,沒能再恢復運營,而摩根斯坦利公司因為在新澤西州建有備份系統,第三天就恢復了營業。可見,加強檔案風險管理十分必要。

2001年,ISO15489就強調對文件風險進行評估、分析與應對。2004年,國際文件管理與行政工作者協會(ARMA)出版了《文件與信息的風險管理》,為各國文件管理人員提供風險管理方法論指導;歐洲數字保護中心(DCC)和歐洲數字保護(DPE)課題組研制了《基于風險評估的數字倉儲審計方法》。2009年,我國DA/T42要求:“制定檔案管理應急預案。對可能發生的突發事件和自然災害,企業應制訂檔案搶救應急措施,包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統、數據的維護、防災和恢復,應制訂應急預案。”構建檔案風險管理體系、制訂檔案管理應急預案,已經成為現代企業檔案工作的重要一環。

九、境外檔案監管

近年來,隨著經濟全球化日益加速、對外開放程度不斷加深,我國國有企業紛紛“走出去”,在境外投資設廠、開展業務,從而產生了大量境外檔案。由于諸多原因,許多國有企業境外檔案監督不力、管理混亂,導致大量國有資產流失,國家核心經濟秘密頻繁外泄,企業經營風險急劇增加。為此,2005年,國家檔案局印發了《關于加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見》,要求“母體公司要逐步建立和完善駐外機構和境外企業檔案工作管理體制”。2009年,國資委和國家檔案局印發了《關于進一步加強中央企業檔案工作的意見》,其中強調要“加強境外企業和機構的檔案管理”。

由于國有企業境外檔案的特殊性、境外檔案工作所處環境的特殊性,尤其是境內外檔案法律、制度、語言、文化、傳統等方面的差異性,給國有企業境外檔案監管帶來了特殊挑戰,提出了特殊要求。為此,國有企業境外檔案監管應遵循兩項基本原則——“雙重遵從”(同時遵從中國和所在國家或地區的檔案法律法規)、“雙向包容”(相互包容中國和所在國家或地區的檔案文化傳統);把握三個關鍵控制點——境外文件歸檔范圍與保管期限表的確定,覆蓋全球的檔案管理系統的構建,境外檔案向境內移交方法的選擇。

十、云計算和大數據

云計算(CloudComputing)和大數據(BigData)是當前信息化發展的兩大重要趨勢,對各行各業都將產生深遠影響。和企業其他活動一樣,檔案管理必須適應云計算和大數據的特點與要求,進行思想理念、業務模式與管理方式的變革。一是檔案概念的泛化。即樹立“大檔案觀”,將一切具有保存價值的信息記錄視為檔案,而不論其所處過程、載體、類型、格式、保存期限如何。這意味著,凡記錄皆檔案,文件產生“一瞬間”即是檔案。二是檔案云平臺的建設。即基于“云架構”,打造覆蓋企業各個部門、系統和業務的統一、高效檔案資源管理與服務平臺。三是檔案存儲與知識挖掘。大數據的核心應用之一是預測,而預測依賴于歷史數據的積累和挖掘。這就對檔案的海量存儲和知識挖掘提出了更高的要求。企業檔案工作的重心將從“數字化”轉變為“數據化”。四是檔案安全問題更加嚴峻與復雜。

中國人民大學信息資源管理學院 徐擁軍 牛力

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